Analista gestión documental

Compañía Aseguradora de Fianzas - Seguros Confianza S.A.; Bogotá; Híbrido; COP 33.480.000 - 60.264.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Compañía Aseguradora de Fianzas - Seguros Confianza S.A. busca Analista de Gestión Documental para asegurar la organización, clasificación y conservación de la información física y digital de la empresa, así como el mantenimiento de instrumentos archivísticos y el control del Sistema de Gestión.

Se requiere experiencia en gestión documental, manejo de Microsoft 365 y Excel intermedio; SharePoint es deseable. Horario híbrido, contrato indefinido y enfoque en indicadores y cumplimiento normativo.

Formación

• Profesional con experiencia específica en gestión documental.
• Conocimiento de Microsoft 365 y Excel intermedio.
• Deseable SharePoint y ISO 9001.
• Capacidad de seguimiento y análisis de indicadores.

Responsabilidades

• Realizar seguimiento de la organización, clasificación, conservación y disposición documental.
• Mantener inventario documental físico y digital.
• Actualizar Tablas de Retención Documental y otros instrumentos archivísticos.
• Consolidar información de diferentes áreas para actualizar instrumentos archivísticos.
• Verificar cumplimiento de la metodología documental.

Conocimientos

Gestión documental

Sistemas de Información

Administración de Empresas

Educación

Profesional en Gestión documental, Sistemas de Información, Administración de Empresas

Herramientas

Microsoft 365

Excel intermedio

SharePoint

Sistemas de gestión ISO 9001 o similares

Descripción del empleo

Nos encontramos en búsqueda de un Analista Gestión Documental quien será responsable de realizar el seguimiento operativo al proceso de gestión documental de la compañía, asegurando la organización, disponibilidad, trazabilidad y conservación de la información física y digital, el mantenimiento de los instrumentos archivísticos, el control documental del Sistema de Gestión, el seguimiento a los proveedores asociados al proceso y el cumplimiento de la normatividad y los lineamientos definidos por la organización.

Funciones:

• Realizar seguimiento a las actividades relacionadas con la organización, clasificación, conservación, consulta, préstamo, transferencia y disposición documental, verificando su ejecución conforme a los lineamientos establecidos
• Mantener actualizado el inventario documental físico y digital de la organización
• Realizar seguimiento al proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) y demás instrumentos archivísticos
• Solicitar, consolidar y validar la información suministrada por las diferentes áreas para la actualización de los instrumentos archivísticos
• Realizar seguimiento a las solicitudes de creación, modificación e inactivación de documentos del Sistema de Gestión
• Verificar que los documentos remitidos por los responsables de proceso cumplan la metodología documental definida

Requisitos:

• Profesional en Gestión documental, Sistemas de Información, Administración de Empresas u otras carreras afines con experiencia específica en gestión documental

Formación complementaria:

• Ley General de archivos y lineamientos del Archivo General de la nación
• Tablas de retención documental e instrumentos archivísticos
• Gestión documental Física y electrónica
• Sistemas de gestión documental
• Microsoft 365
• Excel intermedio
• Share Point - deseable
• sistemas de gestión ISO 9001 o similares, Deseable

Experiencia:

• Mínimo 2 años en funciones relacionadas con: Gestión documental, administración de archivo físico y electrónico, Seguimiento a tablas de retención documental, Control documental del sistema de gestión, Seguimiento a proveedores, Elaboración y análisis de indicadores, Atención de auditorías, Manejo de plataformas de gestión documental

Horario:

• Lunes a Viernes 8am a 5:30pm Híbrido

Contrato:

• Indefinido