Administrative Assistant

Merkle Italia; Medellín, Envigado; Presencial; COP 15.624.000 - 22.320.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Dentsu en Medellín busca un Asistente Administrativo/Recepcionista para brindar soporte integral a la gestión administrativa, logística y documental, asegurando la correcta ejecución y seguimiento de procesos. Se requiere formación técnica o tecnóloga en administración u afines, con al menos un año de experiencia en áreas corporativas, manejo de proveedores, facturación y archivo.

Ofrecemos un puesto a tiempo completo en oficina, con enfoque en organización de oficinas, apoyo a viajes y agendas,

Formación

• Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad o afines con mínimo 1 año de experiencia.
• Conocimientos en herramientas ofimáticas y plataformas digitales; Excel básico/intermedio.
• Deseable dominio básico de inglés.

Responsabilidades

• Gestión administrativa y documental: recopilar y organizar documentación para contratos y licitaciones; mantener archivo actualizado.
• Gestión de facturas y proveedores: revisar, validar y hacer seguimiento de facturas y cotizaciones; apoyar negociación con proveedores.
• Servicios generales y administración de oficina: coordinar el funcionamiento de oficinas, suministros, mantenimiento y reserva de salas.
• Viajes y logística corporativa: coordinar viajes, tiquetes y reservas; controlar gastos y documentación.
• Atención y comunicaciones: gestionar llamadas, correos y soporte a visitas y reuniones.
• Control y seguimiento administrativo: elaborar reportes y proponer mejoras a procesos administrativos.

Conocimientos

Administración general

Gestión documental

Secretariado

Excel básico/intermedio

Inglés básico (deseable)

Educación

Técnico o tecnólogo en Administración/Secretariado/Contabilidad

Herramientas

Excel

Microsoft Office

Correo electrónico

Gestión documental digital

Descripción del empleo

Job Description: ¡En dentsu estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo/Recepcionista en Medellín! Formación y experiencia Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas. Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial. Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés.

Propósito del cargo Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.

Responsabilidad 1. Gestión administrativa y documental

Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación. Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas. Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad. Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos. Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos. Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.

Responsabilidad 2. Gestión de facturas y proveedores

Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación. Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes. Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización. Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida. Mantener actualizada la información y documentación de proveedores. Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores. Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.

Responsabilidad 3. Servicios generales y administración de oficina

Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación. Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones. Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación. Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos. Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos. Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso. Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas. Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.

Responsabilidad 4. Viajes y logística corporativa

Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados. Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros. Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes. Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.

Responsabilidad 5. Atención y comunicaciones

Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa. Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes. Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran. Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.

Responsabilidad 6. Control y seguimiento administrativo

Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía. Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, proveedores, documentación y demás compromisos bajo su responsabilidad. Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la operación y escalarlas al responsable correspondiente. Proponer mejoras a los procesos administrativos que permitan reducir reprocesos, mejorar tiempos de respuesta y fortalecer los controles. Apoyar la implementación y cumplimiento de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos relacionados con la gestión administrativa. Preparar reportes básicos de gestión administrativa cuando sean requeridos.

Job details

• Location: Medellín
• Brand: Dentsu
• Time Type: Full time
• Contract Type: Permanent

About dentsu

For over 120 years, innovation has been a core tenet of our offering – exploring new ways to reach, engage and nurture relationships with audiences. Together we drive a multiplier effect for clients at a global scale, through the development of Integrated Growth Solutions that are underpinned by our promise to clients: innovating to impact. Be a force for good. Sustainability is a vital part of our business and an important area of focus for our clients. We’re leading the way – helping to build a more sustainable planet. Dream loud. In this moment of transformation, we need our people to be fearless, embracing change and ambiguity, driven by the love for their work and excitement for the future. Team without limits. We create opportunities for connection and collaboration between our colleagues and clients, building a sense of belonging and having some fun along the way. Find out more about us Who we are Our Social Impact Our work