Administrative Assistant

Merkle Italia; MEDELLIN; Híbrido; COP 14.508.000 - 25.668.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

En dentsu Medellín se busca un Asistente Administrativo/Recepcionista, técnico o tecnólogo en Administración con al menos 1 año de experiencia en roles administrativos o de apoyo a áreas corporativas.

Entre sus funciones estarán gestionar documentos, facturas, proveedores, logística de oficinas, atención telefónica y apoyo en viajes y reuniones; se valorará manejo de Excel básico/intermedio y nivel básico de inglés.

Formación

• Técnico o tecnólogo en Administración con 1 año de experiencia.
• Deseable experiencia en entornos corporativos y en servicios.
• Conocimientos de Excel básico/intermedio y Office.

Responsabilidades

• Gestión administrativa y documental de contratos, facturas y compras.
• Gestión de proveedores, facturas y cotizaciones.
• Control y seguimiento de procesos administrativos y logísticos.

Conocimientos

Gestión administrativa

Atención al cliente

Organización

Educación

Técnico o tecnólogo en Administración

Herramientas

Excel

Microsoft Office

Gestión documental

Descripción del empleo

## Administrative AssistantApply: Medellín: Full time: Posted Today: End Date: October 30, 2026 (30 days left to apply): R1132455**Job Description:**¡En **dentsu** estamos en búsqueda de un **Asistente Administrativo/Recepcionista** en Medellín!**Formación y experiencia**Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas.Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial.Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés. **Propósito del cargo**Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos. **Responsabilidades****1. Gestión administrativa y documental*** Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación.* Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas.* Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad.* Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos.* Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos.* Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.**2. Gestión de facturas y proveedores*** Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación.* Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes.* Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización.* Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida.* Mantener actualizada la información y documentación de proveedores.* Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores.* Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.**3. Servicios generales y administración de oficina*** Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación.* Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones.* Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación.* Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos.* Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos.* Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso.* Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas.* Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.**4. Viajes y logística corporativa*** Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados.* Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros.* Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes.* Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.**5. Atención y comunicaciones*** Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa.* Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes.* Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran.* Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.**6. Control y seguimiento administrativo*** Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía.* Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, proveedores, documentación y demás compromisos bajo su responsabilidad.* Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la operación y escalarlas al responsable correspondiente.* Proponer mejoras a los procesos administrativos que permitan reducir reprocesos, mejorar tiempos de respuesta y fortalecer los controles.* Apoyar la implementación y cumplimiento de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos relacionados con la gestión administrativa.* Preparar reportes básicos de gestión administrativa cuando sean requeridos. #LI-AN1