Administrative Assistant

dentsu; Medellín; Presencial; COP 11.160.000 - 16.740.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de publicidad en Medellín busca un Asistente Administrativo para gestionar viajes corporativos y atención a clientes. El candidato ideal tiene experiencia en administración, conocimientos básicos de Excel, y habilidades en atención al cliente y comunicación. La oferta es ideal para personas proactivas y organizadas, dispuestas a asumir varias funciones administrativas y a colaborar en un entorno dinámico.

Formación

• Más de 1 año de experiencia laboral en funciones relacionadas con el cargo.
• Preferiblemente con inglés básico.

Responsabilidades

• Gestionar, coordinar y preparar los requerimientos de viajes corporativos.
• Recolectar y enviar documentación para elaboración de contratos.
• Revisar y direccionar las facturas para aprobación.
• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia.
• Solicitar cotizaciones y coordinar propuestas con proveedores.
• Archivar y organizar documentos físicos y digitales.
• Gestionar el calendario para reservas de salas de oficina.
• Coordinar atenciones a clientes y empleados en reuniones.
• Programar mantenimientos correctivos y preventivos de equipos.
• Coordinar pedidos de insumos de aseo, cafetería y papelería.
• Controlar el ingreso de visitantes y domiciliarios.

Conocimientos

Servicio al cliente

Comunicación verbal y escrita

Atención al detalle

Capacidad de priorizar actividades

Educación

Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado o afines

Herramientas

Excel básico

Herramientas ofimáticas

Descripción del empleo

En dentsu estamos en búsqueda de un Administrative Assistant en Medellín!

Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado y/o afines, con más de 1 año de experiencia laboral en funciones relacionadas con el cargo, con conocimientos de Excel básico, herramientas ofimáticas y manejo de correo electrónico. Preferiblemente con inglés básico.

Debes tener habilidades como: Servicio al cliente, comunicación verbal y escrita, buena presentación personal, atención al detalle, proactividad, capacidad de priorizar actividades y gestión del tiempo.

Serás el/la responsable de:

• Gestionar, coordinar y preparar los requerimientos de viajes corporativos como tiquetes, reservas de hoteles y traslados terrestres de los ejecutivos y demás empleados de la organización
• Recolectar y enviar documentación para elaboración de contratos con clientes y licitaciones con los mismos
• Revisar y direccionar las facturas a los diferentes procesos para su aprobación
• Gestionar las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa
• Solicitar cotizaciones y coordinación de propuestas con los proveedores
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, facturas, reportes y otros documentos administrativos
• Gestionar el calendario para reservar las salas de las oficinas y coordinar el buen uso de estas.
• Coordinar las atenciones a clientes y empleados en las reuniones programadas
• Programar los mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos e instalaciones
• Coordinar y controlar los pedidos de insumos de aseo, cafetería y papelería
• Controlar el ingreso de visitantes y domiciliarios autorizando su correspondiente acceso a la oficina