Asistente Administrativo

Empresaconfidencial; Envigado; Presencial; COP 15.624.000 - 23.436.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Empresaconfidencial busca un Asistente Administrativo en Medellín para apoyar las funciones administrativas diarias de la oficina. Se requiere técnico en administración o afines y al menos un año de experiencia, con conocimientos básicos de Excel y buenas habilidades de comunicación.

Entre sus responsabilidades estarán la gestión de documentos, coordinación de viajes, atención a clientes y proveedores, y manejo de agendas y archivos.

Formación

• Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado o afines.
• Con al menos 1 año de experiencia en funciones administrativas.
• Conocimientos básicos de Excel y herramientas ofimáticas.

Responsabilidades

• Recolectar y enviar documentación para contratos y licitaciones con clientes.
• Revisar y dirigir facturas para su aprobación en los procesos correspondientes.
• Coordinar viajes corporativos: tiquetes, hoteles y traslados de ejecutivos y empleados.
• Gestionar llamadas, correos y correspondencia interna y externa.
• Solicitar cotizaciones y coordinar propuestas con proveedores.
• Archivar documentos físicos y digitales, incluyendo recibos y reportes.

Conocimientos

Servicio al cliente

Comunicación eficaz

Buena presentación

Atención al detalle

Proactividad

Gestión del tiempo

Educación

Técnico en Administración / Secretariado o afines

Descripción del empleo

Importante empresa del sector publicitario busca un Asistente Administrativo en Medellín.

Perfil: Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado y/o afines, con más de 1 año de experiencia laboral en funciones relacionadas con el cargo, con conocimientos de Excel básico, herramientas ofimáticas y manejo de correo electrónico. Preferiblemente con inglés básico.

Debes tener habilidades como: Servicio al cliente, comunicación verbal y escrita, buena presentación personal, atención al detalle, proactividad, capacidad de priorizar actividades y gestión del tiempo.

Serás responsable de:

• Recolectar y enviar documentación para elaboración de contratos con clientes y licitaciones con los mismos
• Revisar y direccionar las facturas a los diferentes procesos para su aprobación
• Gestionar, coordinar y preparar los requerimientos de viajes corporativos como tiquetes, reservas de hoteles y traslados terrestres de los ejecutivos y demás empleados de la organización
• Gestionar las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa
• Solicitar cotizaciones y coordinación de propuestas con los proveedores
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, facturas, reportes y otros documentos administrativos
• Gestionar el calendario para reservar las salas de las oficinas y coordinar el buen uso de estas.
• Coordinar las atenciones a clientes y empleados en las reuniones programadas
• Programar los mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos e instalaciones
• Coordinar y controlar los pedidos de insumos de aseo, cafetería y papelería
• Controlar el ingreso de visitantes y domiciliarios autorizando su correspondiente acceso a la oficina