Asistente Administrativo

Empresa Confidencial; Envigado; Presencial; COP 11.160.000 - 20.088.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Empresa Confidencial en Medellín busca un Asistente Administrativo. Se valoran técnicos en administración o afines, con al menos 1 año de experiencia y conocimientos de Excel básico y herramientas ofimáticas.

Entre las responsabilidades se encuentran apoyo en contratos, gestión de facturas, coordinación de viajes, atención de clientes y proveedores, y organización documental. Se ofrece oportunidad de crecimiento y entorno corporativo activo.

Formación

• Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado y/o afines con más de 1 año de experiencia en funciones relacionadas.
• Conocimientos de Excel básico y herramientas ofimáticas; manejo de correo electrónico.

Responsabilidades

• Recolectar y enviar documentación para contratos y licitaciones.
• Revisar y direccionar facturas para aprobación.
• Gestionar viajes corporativos: tiquetes, hoteles y traslados de ejecutivos y empleados.
• Gestionar llamadas, correos y correspondencia interna y externa.
• Solicitar cotizaciones y coordinar propuestas con proveedores.
• Archivar y organizar documentos físicos y digitales.
• Gestionar calendario y reservar salas de oficinas.
• Coordinar atenciones a clientes y empleados en reuniones.
• Programar mantenimientos de equipos e instalaciones.
• Coordinar pedidos de insumos de aseo, cafetería y papelería.
• Controlar ingreso de visitantes y domiciliarios autorizando acceso.

Conocimientos

Servicio al cliente

Comunicación verbal

Comunicación escrita

Atención al detalle

Proactividad

Gestión del tiempo

Priorizar actividades

Educación

Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado y/o afines

Herramientas

Excel

Herramientas ofimáticas

Correo electrónico

Descripción del empleo

Importante empresa del sector publicitario busca un Asistente Administrativo en Medellín.

Perfil: Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado y/o afines, con más de 1 año de experiencia laboral en funciones relacionadas con el cargo, con conocimientos de Excel básico, herramientas ofimáticas y manejo de correo electrónico. Preferiblemente con inglés básico.

Debes tener habilidades como: Servicio al cliente, comunicación verbal y escrita, buena presentación personal, atención al detalle, proactividad, capacidad de priorizar actividades y gestión del tiempo.

Serás responsable de:

• Recolectar y enviar documentación para elaboración de contratos con clientes y licitaciones con los mismos
• Revisar y direccionar las facturas a los diferentes procesos para su aprobación
• Gestionar, coordinar y preparar los requerimientos de viajes corporativos como tiquetes, reservas de hoteles y traslados terrestres de los ejecutivos y demás empleados de la organización
• Gestionar las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa
• Solicitar cotizaciones y coordinación de propuestas con los proveedores
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, facturas, reportes y otros documentos administrativos
• Gestionar el calendario para reservar las salas de las oficinas y coordinar el buen uso de estas.
• Coordinar las atenciones a clientes y empleados en las reuniones programadas
• Programar los mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos e instalaciones
• Coordinar y controlar los pedidos de insumos de aseo, cafetería y papelería
• Controlar el ingreso de visitantes y domiciliarios autorizando su correspondiente acceso a la oficina