Secretaria / Recepcionista

MGA; Santiago; Presencial; CLP 5.580.000 - 7.812.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

MGA en Conchalí busca una Secretaria Recepcionista para brindar atención cordial y apoyo administrativo a clientes, proveedores y visitas. La función principal es mantener una recepción ordenada, gestionar llamadas, correos y coordinación de visitas.

Se requiere enseñanza media completa, experiencia en recepción y manejo básico de Word y Excel. Jornada presencial, horario regular de oficina y oportunidad de integrarse a un equipo dinámico.

Formación

• Se requiere enseñanza media completa.
• Se valorará formación técnica en Secretariado o similar.
• Experiencia previa en recepción, secretariado o atención al cliente.
• Inglés básico para consultas simples.
• Conocimiento de Word y Excel.

Responsabilidades

• Recibir y atender cordialmente a clientes, proveedores, visitas y trabajadores.
• Atender, filtrar y derivar llamadas telefónicas a áreas o personas correspondientes.
• Recibir y responder correos electrónicos, derivando las solicitudes.
• Recepcionar, registrar y distribuir correspondencia y envíos.
• Coordinar y controlar el ingreso de visitas y personal externo.
• Mantener actualizados los registros de visitas y controles de la recepción.
• Apoyar en la coordinación de reuniones y actividades administrativas.
• Recepcionar facturas y documentos, derivándolos a áreas correspondientes.
• Organizar y archivar documentación.
• Mantener la recepción ordenada y presentable.
• Solicitar y controlar insumos para la recepción.
• Entregar información general a clientes y proveedores con cordialidad.
• Mantener comunicación con áreas para gestionar requerimientos.

Conocimientos

Buena comunicación

Organización

Atención al cliente

Manejo de Word

Manejo de Excel

Educación

Enseñanza media completa

Formación técnica en Secretariado

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

1. Identificación del cargo

Cargo: Secretaria Recepcionista
Área: Administración
Lugar de trabajo: Conchalí
Jornada: Presencial

Horario:

• Lunes y martes: 08:30 a 18:15 horas.
• Miércoles a viernes: 08:30 a 17:15 horas.

Reporta a: Jefatura / Gerencia

2. Objetivo del cargo

Brindar atención y apoyo administrativo a clientes, proveedores, trabajadores y visitas, asegurando una recepción ordenada, cordial y eficiente, además de gestionar adecuadamente las comunicaciones, documentación y requerimientos administrativos de la empresa.

3. Principales funciones

• Recibir y atender cordialmente a clientes, proveedores, visitas y trabajadores que ingresen a la empresa.
• Atender, filtrar y derivar llamadas telefónicas a las áreas o personas correspondientes.
• Recibir y responder correos electrónicos, derivando las solicitudes a quien corresponda.
• Recepcionar, registrar y distribuir correspondencia, documentos, encomiendas y otros despachos.
• Coordinar y controlar el ingreso de visitas y personal externo, de acuerdo con los protocolos internos de la empresa.
• Mantener actualizados los registros de visitas y otros controles asociados a la recepción.
• Apoyar en la coordinación de reuniones, visitas y actividades administrativas.
• Recepcionar facturas, documentos y otros antecedentes, derivándolos oportunamente a las áreas correspondientes.
• Apoyar en la organización, clasificación y archivo de documentación.
• Mantener el área de recepción ordenada y con una adecuada presentación.
• Apoyar en la solicitud y control de insumos necesarios para el funcionamiento de la recepción.
• Entregar información general a clientes, proveedores y visitas, manteniendo siempre una atención cordial y profesional.
• Apoyar en distintas labores administrativas requeridas por su jefatura.
• Mantener una comunicación fluida con las distintas áreas de la empresa para facilitar la gestión de requerimientos.
• Cumplir con los procedimientos internos, normas de seguridad y protocolos establecidos por la empresa.
• Mantener la confidencialidad respecto de la información a la que tenga acceso en el desarrollo de sus funciones.
• Realizar otras funciones administrativas relacionadas con su cargo que sean solicitadas por su jefatura.

4. Requisitos del cargo

• Enseñanza media completa.
• Deseable formación técnica en Secretariado, Administración o carrera afín.
• Experiencia previa en cargos de recepción, secretariado, atención al cliente o labores administrativas.
• Inglés básico, con capacidad para comprender y responder consultas simples de manera oral y escrita.
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Word y Excel.
• Buena comunicación oral y escrita.
• Disponibilidad para trabajar de manera presencial en Conchalí.

5. Competencias requeridas

• Orientación al cliente y servicio.
• Buena comunicación.
• Organización y planificación.
• Orden y atención al detalle.
• Proactividad.