Secretaria General Casa matriz

Fundación Niño y Patria; Chile; On-site; CLP 7,812,000 - 10,044,000; Full time

Job summary

Fundación Niño y Patria busca Secretaria/o General para brindar apoyo administrativo y de coordinación a la Dirección Ejecutiva, manteniendo la organización de documentos, agendas y comunicaciones internas y externas.

La persona ideal es organizada, proactiva y con vocación de servicio; se valorará experiencia mínima de tres años, dominio avanzado de MS Office y capacidad para coordinar viajes, reuniones y donaciones, manteniendo una actitud enfocada en el cumplimiento de la misión institucional.

Qualifications

• Título profesional de Secretaria/o Ejecutiva/o o carrera afín.
• Experiencia mínima de tres años en funciones similares.

Responsibilities

• Gestión administrativa y documental: organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales; tramitar y registrar documentos institucionales; coordinar pagos a proveedores.
• Apoyo a la Dirección Ejecutiva: gestionar agenda, atender llamadas y correos, elaborar actas y dar seguimiento a acuerdos.
• Logística y coordinación: organizar viajes, reuniones, eventos y capacitaciones, coordinando recursos e invitaciones.
• Gestión de donaciones y relación con terceros: registrar y distribuir especies donadas, coordinar prospecciones con proveedores y áreas internas.

Skills

Organización

Proactividad

Servicio al cliente

Comunicación escrita

Education

Título profesional de Secretaria/o Ejecutiva/o

Tools

MS Office

Job description

Fundación Niño y Patria busca Secretaria/o General

Buscamos una persona organizada, proactiva y con vocación de servicio para brindar apoyo administrativo y de coordinación a la Dirección Ejecutiva, contribuyendo al funcionamiento de la Fundación y al cumplimiento de su misión institucional.

Principales funciones

• Gestión administrativa y documental: organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales; elaborar, tramitar y registrar documentos institucionales; Coordinar pagos a proveedores, de acuerdo con los procedimientos y autorizaciones internas.
• Apoyo a la Dirección Ejecutiva: gestionar la agenda, atender y canalizar llamadas y correos electrónicos, elaborar actas de reuniones y realizar seguimiento a los acuerdos y compromisos.
• Logística y coordinación: organizar viajes, reuniones, eventos y capacitaciones, coordinando los recursos necesarios, las invitaciones y la confirmación de participantes.
• Gestión de donaciones y relación con terceros: recibir, registrar, clasificar y coordinar la distribución de especies donadas, gestionando su valoración según los procedimientos institucionales. Mantener una comunicación oportuna con proveedores y las distintas áreas de la Fundación.

Requisitos excluyentes

• Título profesional de Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente de Gerencia o carrera afín.
• Experiencia mínima de tres años en funciones similares.

Requisitos deseables

• Cursos o diplomados en gestión administrativa, comunicación o secretariado de alto nivel.
• Conocimiento del funcionamiento de organizaciones sin fines de lucro o fundaciones.

Competencias técnicas

• Dominio avanzado de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Excelente redacción y ortografía.
• Manejo de plataformas digitales para la gestión de agendas y coordinación de reuniones.