Asistente Administrativo/A

Aura; Los Ángeles; Hybrid; CLP 7,812,000 - 12,276,000; Full time

Job summary

NOIRLab Chile, parte de AURA, busca un/a Asistente Administrativo/a para el Departamento CFOps. Brindar soporte administrativo y logístico, gestionando documentos, compras y contratos, con fluidez en inglés y español para comunicaciones internas y externas.

La posición exige trabajar en La Serena y en instalaciones de montaña, bajo modalidad mixta, con coordinación de agendas y seguimiento de acuerdos del equipo técnico.

Qualifications

• Título técnico relacionado y experiencia en atención al cliente.
• Dominio intermedio de inglés y español, escrito y hablado.
• Manejo de Google Workspace y MS Office a nivel usuario.

Responsibilities

• Gestionar documentación administrativa y técnica del CFOps.
• Elaborar procedimientos y bases técnicas para áreas del dept.
• Generar requisiciones, solicitudes y cotizaciones en sistemas.
• Realizar traducciones inglés–español y apoyar comunicaciones bilingües.
• Coordinar agendas, reuniones y viajes del equipo.
• Controlar contratos, facturas y seguimiento financiero.

Skills

Atención al cliente

Gestión administrativa

Comunicación bilingüe

Education

Técnico Nivel Superior en Administración/Secretariado Bilingüe

Tools

Google Workspace

Microsoft Office (Excel/Word)

Job description

Descripción del trabajo - Asistente Administrativo/a

En NOIRLab Chile, parte de AURA (Association of Universities for Research in Astronomy), buscamos un(a) Asistente Administrativo/a para integrarse al equipo de Operaciones de Instalaciones y contribuir al funcionamiento seguro y eficiente de infraestructura crítica que apoya proyectos astronómicos de clase mundial.

La posición de Asistente Administrativo/a del Departamento de Operaciones en Chile (CFOps) tiene como propósito proporcionar soporte administrativo crítico, asegurando que los procesos internos, la logística y el servicio al cliente, tanto interno como externo, cumplan con los estándares de desempeño, políticas y procedimientos de AURA y NSF NOIRLab.

Principales Responsabilidades

Gestión administrativa y documental

Preparar, organizar, actualizar y archivar documentación técnica y administrativa del Departamento de CFOps.

Apoyar en la revisión y elaboración de procedimientos de trabajo y bases técnicas para las distintas áreas del departamento.

Utilizar los sistemas administrativos internos para generar requisiciones, solicitudes y cotizaciones.

Realizar traducciones inglés-español y apoyar una comunicación fluida en ambos idiomas.

Mantener actualizados los registros y bases de datos administrativas correspondientes.

Coordinación logística y apoyo operativo

Coordinar agendas, reuniones, videoconferencias y viajes de trabajo para el equipo.

Preparar minutas de reuniones y realizar seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos.

Llevar el control administrativo de los sistemas que brindan soporte al departamento, incluyendo flota de vehículos, GPS y asistencia laboral, entre otros.

Proporcionar apoyo bilingüe y asistencia administrativa directa a supervisores y equipos técnicos, según sea requerido.

Coordinar actividades administrativas tanto en las oficinas de La Serena como en las instalaciones de montaña.

Control financiero, compras y contratos

Apoyar la gestión de solicitudes de compra y realizar seguimiento de los procesos de adquisición.

Asistir en la administración y seguimiento de contratos de servicios externos.

Realizar controles y seguimientos financieros mediante hojas de cálculo.

Revisar facturas y documentación de respaldo asociada a compras y servicios.

Mantener y actualizar la base de datos de proveedores.

Eficiencia y colaboración

Participar en iniciativas orientadas al ahorro y optimización de costos.

Apoyar la actualización de contenidos web relacionados con el departamento.

Actuar como respaldo administrativo de otros miembros del equipo CFOps cuando sea necesario.

Colaborar con otras áreas para asegurar la continuidad y eficiencia de los procesos administrativos.

Calificaciones Requeridas

Título Técnico de Nivel Superior en Administración, Secretariado Bilingüe o una carrera afín.

Experiencia demostrable en atención al cliente y gestión administrativa.

Dominio intermedio de inglés y español, tanto escrito como hablado. Este requisito es excluyente.

Manejo avanzado, a nivel usuario, de Google Workspace y Microsoft Office, especialmente Excel y Word.

Capacidad para organizar documentación, coordinar actividades y realizar seguimiento de múltiples tareas y compromisos.

Habilidades de comunicación, orientación al servicio y capacidad para trabajar colaborativamente.

Licencia de conducir clase B vigente.

Requisitos Adicionales

Disponibilidad para trabajar bajo una modalidad mixta, combinando labores en oficinas de La Serena y visitas a instalaciones de montaña.

Disponibilidad para desplazarse a instalaciones ubicadas hasta aproximadamente 2.700 metros sobre el nivel del mar.

Capacidad para desempeñarse en las condiciones geográficas y ambientales propias de las instalaciones de montaña.

Disponibilidad para cumplir con las siguientes jornadas:

La Serena: lunes a viernes, de 08:30 a 17:30 horas.

Instalaciones de montaña: lunes a viernes, de 08:30 a 16:30 horas.

Calificaciones Deseables

Título profesional en Ingeniería en Administración, Administración de Empresas o una carrera relacionada.

Más de dos años de experiencia en cargos administrativos similares.

Experiencia en procesos de compras, revisión de facturación, administración de contratos o seguimiento financiero.

Experiencia en la preparación de procedimientos, documentación técnica o bases técnicas.

Experiencia trabajando con equipos técnicos u operativos.

Experiencia en conducción por caminos de alta montaña.

Conocimiento de sistemas administrativos, plataformas de requisiciones o herramientas de gestión interna.

Requerimientos físicos del cargo

• Salud compatible con el trabajo en altitud geográfica hasta los 800 msnm.
• La posición requiere presencia en montaña y en La Serena, según la planificación del área.
• Movilidad, fuerza y destreza en brazos, manos y piernas para manipular herramientas y levantar o mover objetos de hasta 23 kg o más.
• Capacidad para desempeñar funciones en diferentes posiciones, incluyendo trabajo de pie, en movimiento, agachado o arrodillado.
• Aprobar examen preocupacional para trabajo en altura física.
• Visión cercana, adecuada percepción de profundidad y capacidad de ajuste visual.
• Capacidad auditiva y de comunicación suficiente para recibir instrucciones y responder adecuadamente en situaciones operativas y de emergencia.