Teamassistent/-in Projekte & Administration (50 - 60 %)

Gartenmann Engineering AG; Bern; Vor Ort; CHF 52.000 - 70.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Gartenmann Engineering AG in Bern sucht eine Teamassistentin/ einen Teamassistenten für Projekte & Administration (50–60 %). Sie unterstützen das Team bei Korrespondenz, Empfang, Post und Bestellungen und entlasten Projektleitungen im Tagesgeschäft.

Sie koordinieren Onboarding/Offboarding, behalten Stunden- und Spesenkontrollen im Blick, verwalten Debitoren/Kreditoren und pflegen Daten in CRM- und ERP-Systemen (Vertec, Abacus).

Qualifikationen

• Die Drehscheibe des Teams, offen, proaktiv und mit Freude dabei.
• Zahlen sicher, präzise, mit rotem Faden.
• Struktur ist deine Stärke – auch in der Hektik pragmatische Lösungen.
• Vernetztes Denken und gleichzeitiges Jonglieren mehrerer Themen.
• Kommunikation klar, Humor und positive Ausstrahlung.

Aufgaben

• Korrespondenz, Empfang, Post und Bestellungen – Rückendeckung des Teams.
• Projektleitende im Tagesgeschäft entlasten: Projekterfassung, Offertwesen, Rechnungsstellung.
• Onboarding und Offboarding koordinieren.
• Stunden- und Spesenkontrollen im Blick behalten.
• Debitoren und Kreditoren sorgfältig verwalten.
• Daten in CRM- und ERP-Systemen (Vertec, Abacus) pflegen und weiterentwickeln.
• Standortübergreifende Zusammenarbeit unterstützen.
• Prozesse optimieren, KI-Aspekte mitdenken.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Zahlenverständnis

Strukturierte Arbeitsweise

Vernetztes Denken

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann EFZ oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Microsoft 365

ERP-Erfahrung

Vertec

Abacus

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Teamassistent/-in Projekte & Administration (50 - 60 %)

Wir sind Ingenieure aus Überzeugung. Wir sind die erste Anlaufstelle in Sachen Akustik, Bauphysik, Energie, Nachhaltigkeit, Brandschutz und Schadstoffe. Von Bern, Basel, Zürich, Luzern, Lausanne, Genf und Visp aus in der ganzen Schweiz

Werde Teamassistent/-in Projekte & Administration in unserem Team in Bern (50 - 60 %)

Warum wir dich brauchen?

• Weil ohne dich schlicht nichts läuft: Du hältst dem Team den Rücken frei – von der Korrespondenz über den Empfang bis hin zu Post und Bestellungen
• Weil du Projektleitende im Tagesgeschäft entlastest und dabei Projekterfassung, Offertwesen und Rechnungsstellung souverän im Griff hast
• Weil du neue Kolleginnen und Kollegen vom ersten Tag an begleitest – du koordinierst Onboarding und Offboarding mit Sorgfalt und Weitblick
• Weil du die monatliche Stunden- und Spesenkontrolle im Blick behältst – keine Zahl schlüpft durch die Maschen
• Weil du Debitoren und Kreditoren sorgfältig verwaltest und dabei jederzeit den Überblick behältst
• Weil du unsere Daten in CRM- und ERP-Systemen (Vertec, Abacus) nicht nur pflegst, sondern aktiv weiterentwickelst
• Weil du es liebst, in standortübergreifenden Teams zu arbeiten
• Weil du bestehende Prozesse nicht nur anwendest, sondern weiterentwickelst und KI nicht nur zwei Buchstaben aus dem Alphabet sind

Was du besonders gut kannst?

• Du bist die Drehscheibe, die das Team zusammenhält – offen, proaktiv und mit Freude dabei
• Zahlen sind dein Zuhause: sicher, präzise und immer mit dem roten Faden
• Struktur ist deine Stärke – auch in der Hektik bleibst du ruhig und findest pragmatische Lösungen
• Vernetztes Denken und das gleichzeitige Jonglieren verschiedener Themen sind deine Lieblingsdisziplin
• Du kommunizierst klar, bringst Humor mit und strahlst positive Energie aus

Was du mitbringst?

• Kauffrau/Kaufmann EFZ oder vergleichbare Ausbildung sowie Erfahrung in einer ähnlichen Assitenz- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise in einem Planungs- oder Ingenieurbüro
• Sehr gutes Deutsch (C1 oder Muttersprache), Französischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, Word, Excel); ERP-Erfahrung
• Proaktive und prozessorientierte Denkweise
• Hohe Belastbarkeit sowie selbstständige, exakte Arbeitsweise
• Kaufmännisches Verständnis für das Projektgeschäft: Kostendeckung, Akontozahlungen, Rückbehalte und Überfakturierung sind dir vertraut und du behältst die Zahlen proaktiv im Blick

Was du von uns erwarten darfst:

• Wir haben Vertrauen in dich und deine Fähigkeiten
• GaE ist soziokratisch organisiert: Kreisorganisation statt «top-down»- Hierarchie
• Einarbeitung, Weiterentwicklung, konstruktive Fehlerkultur und Transparenz
• Abwechslungsreiches und agiles Umfeld, motiviertes Team, modernste Software und Infrastruktur
• Zentral gelegenener Arbeitsort in Bern