Teamassistent/-in Projekte & Administration

Gartenmann Engineering AG; Bern; Vor Ort; CHF 36.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Zentraler Arbeitsort in Bern

Kreisorganisation statt Hierarchie

Einarbeitung & Weiterentwicklung

Zusammenfassung

Gartenmann Engineering AG sucht eine Teamassistenz/Projekt- und Administrationsunterstützung in Bern. Sie sorgt für reibungslose Abläufe im Empfang, Korrespondenz, Post und Bestellungen und entlastet die Projektleitungen im Tagesgeschäft.

Sie koordinieren Onboarding/Offboarding, behalten Stunden- und Spesenabrechnungen im Blick und verwalten Debitoren/Kreditoren. Neben Datenpflege in Vertec und Abacus arbeiten Sie standortübergreifend und tragen zur Weiterentwicklung von Prozessen bei.

Qualifikationen

• Kauffrau/Kaufmann EFZ oder vergleichbare Ausbildung mit Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzen/Sachbearbeitung.
• Sehr gutes Deutsch (C1 oder Muttersprache); Französischkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; ERP-Erfahrung.

Aufgaben

• Korrespondenz, Empfang, Post und Bestellungen im Team-Backbone koordinieren und unterstützen.
• Projektleitung im Tagesgeschäft entlasten; Projekterfassung, Offertwesen und Rechnungsstellung souverän informieren.
• Onboarding und Offboarding koordinieren und sicherstellen.
• Monatliche Stunden- und Spesenkontrollen durchführen.
• Debitoren und Kreditoren sorgfältig verwalten und Überblick behalten.
• Datenpflege in CRM- und ERP-Systemen (Vertec, Abacus) vorantreiben.
• Standortübergreifendes Teamwork fördern.
• Prozesse weiterentwickeln und KI-Aspekte berücksichtigen.

Kenntnisse

Koordination

Teamwork

Kommunikation

Zahlenverständnis

Prozessorientierung

Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann EFZ oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, Word, Excel)

ERP-Erfahrung

Jobbeschreibung

Wir sind Ingenieure aus Überzeugung. Wir sind die erste Anlaufstelle in Sachen Akustik, Bauphysik, Energie, Nachhaltigkeit, Brandschutz und Schadstoffe. Von Bern, Basel, Zürich, Luzern, Lausanne, Genf und Visp aus in der ganzen Schweiz

Wo andere Chaos sehen, siehst du das nächste To-do.

Werde Teamassistent/-in Projekte & Administration in unserem Team in Bern (50 - 60 %)

Warum wir dich brauchen?

• Weil ohne dich schlicht nichts läuft: Du hältst dem Team den Rücken frei – von der Korrespondenz über den Empfang bis hin zu Post und Bestellungen
• Weil du Projektleitende im Tagesgeschäft entlastest und dabei Projekterfassung, Offertwesen und Rechnungsstellung souverän im Griff hast
• Weil du neue Kolleginnen und Kollegen vom ersten Tag an begleitest – du koordinierst Onboarding und Offboarding mit Sorgfalt und Weitblick
• Weil du die monatliche Stunden- und Spesenkontrolle im Blick behältst – keine Zahl schlüpft durch die Maschen
• Weil du Debitoren und Kreditoren sorgfältig verwaltest und dabei jederzeit den Überblick behältst
• Weil du unsere Daten in CRM- und ERP-Systemen (Vertec, Abacus) nicht nur pflegst, sondern aktiv weiterentwickelst
• Weil du es liebst, in standortübergreifenden Teams zu arbeiten
• Weil du bestehende Prozesse nicht nur anwendest, sondern weiterentwickelst und KI nicht nur zwei Buchstaben aus dem Alphabet sind

Was du besonders gut kannst?

• Du bist die Drehscheibe, die das Team zusammenhält – offen, proaktiv und mit Freude dabei
• Zahlen sind dein Zuhause: sicher, präzise und immer mit dem roten Faden
• Struktur ist deine Stärke – auch in der Hektik bleibst du ruhig und findest pragmatische Lösungen
• Vernetztes Denken und das gleichzeitige Jonglieren verschiedener Themen sind deine Lieblingsdisziplin
• Du kommunizierst klar, bringst Humor mit und strahlst positive Energie aus

Was du mitbringst?

• Kauffrau/Kaufmann EFZ oder vergleichbare Ausbildung sowie Erfahrung in einer ähnlichen Assitenz- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise in einem Planungs- oder Ingenieurbüro
• Sehr gutes Deutsch (C1 oder Muttersprache), Französischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, Word, Excel); ERP-Erfahrung
• Proaktive und prozessorientierte Denkweise
• Hohe Belastbarkeit sowie selbstständige, exakte Arbeitsweise
• Kaufmännisches Verständnis für das Projektgeschäft: Kostendeckung, Akontozahlungen, Rückbehalte und Überfakturierung sind dir vertraut und du behältst die Zahlen proaktiv im Blick

Was du von uns erwarten darfst:

• Wir haben Vertrauen in dich und deine Fähigkeiten
• GaE ist soziokratisch organisiert: Kreisorganisation statt «top-down»- Hierarchie
• Einarbeitung, Weiterentwicklung, konstruktive Fehlerkultur und Transparenz
• Abwechslungsreiches und agiles Umfeld, motiviertes Team, modernste Software und Infrastruktur
• Zentral gelegener Arbeitsort in Bern