Team Assistant 50%

Page Group Switzerland; Genf; Vor Ort; CHF 41.000 - 62.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Page Group Switzerland recrute un Assistant d'équipe expérimenté à Genève, poste à 50% pour une mission d’environ un mois. Le candidat soutiendra le bon fonctionnement du bureau et fournira un support administratif, logistique et de coordination pour l'équipe internationale.

Le rôle comprend l'organisation de réunions et voyages, la gestion des installations et le contact avec visiteurs et prestataires, tout en soutenant la direction et les équipes dans les tâches quotidiennes.

Qualifikationen

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Très bonnes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome et proactive.
• Connaissance pratique de logiciels bureautiques et de gestion documentaire.

Aufgaben

• Assurer le point de contact principal pour les visiteurs et fournisseurs.
• Garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Gérer fournitures, équipement et ressources du lieu de travail.
• Coordonner maintenance, services de nettoyage et prestataires externes.
• Soutenir l'équipe et la direction dans les tâches administratives et organisationnelles.
• Gérer les calendriers, réunions et arrangements de voyage.
• Maintenir les systèmes de classement et la documentation.

Kenntnisse

Organisation

Communication

Relationnel

Autonomie

Gestion du temps

Tools

Microsoft Office Suite

SharePoint

Jobbeschreibung

Nous collaborons avec une petite organisation internationale à but non lucratif basée à Genève pour identifier un Assistant d'équipe expérimenté à 50 % pour une mission de courte durée. Il s'agit d'un poste pratique soutenant le bon fonctionnement quotidien du bureau tout en fournissant un support administratif, logistique et de coordination des installations à une équipe soudée et internationale.

Assistant d'équipe 50 % (1 mois)

Notre client est une petite organisation internationale.

Missions

Administration et coordination du bureau

• Agir en tant que principal point de contact pour les visiteurs, fournisseurs et demandes entrantes.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Gérer les fournitures de bureau, l’équipement et les ressources du lieu de travail.
• Coordonner la maintenance, les services de nettoyage, les coursiers et les prestataires externes.
• Maintenir un environnement de bureau professionnel et accueillant.

Soutien exécutif et administratif

• Fournir un soutien administratif à la direction.
• Coordonner les calendriers, réunions et arrangements de voyage.
• Maintenir les systèmes de classement, les dossiers et la documentation.
• Soutenir diverses équipes dans les tâches administratives et organisationnelles.
• Gérer la saisie de données et les activités de gestion documentaire.

Réunions, voyages et événements

• Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
• Coordonner les réservations de voyage et la logistique associée.
• Soutenir la réalisation des événements et réunions d’équipe.
• Gérer les salles de réunion et les arrangements de restauration si nécessaire.

Gestion des fournisseurs et des installations

• Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Soutenir l’administration des factures et le suivi budgétaire.
• Surveiller les dépenses liées au bureau et les demandes en cours.
• Veiller à ce que les problèmes liés aux installations soient traités efficacement.

Profil du candidat

• Minimum 5 ans d’expérience en tant que coordinateur de bureau, assistant exécutif, gestionnaire de bureau ou poste administratif similaire.
• Une expérience préalable dans une organisation à but non lucratif, internationale ou une petite structure est un atout.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Esprit proactif, orienté service et axé sur les solutions.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome et à assumer ses responsabilités.
• Grand sens de la discrétion et du professionnalisme.

Compétences techniques

• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Expérience avec SharePoint ou des systèmes similaires de gestion documentaire.
• À l’aise dans un environnement dynamique et pratique.

Langues

• Maîtrise courante de l’anglais et du français requise.

Conditions et avantages

Détails du contrat

• Mission temporaire d’environ un mois.
• Charge de travail à 50 % (20 heures par semaine).
• Disponibilité immédiate requise.
• Poste basé à Genève.