Stv. Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration 80–100%

Actifutura GmbH; Bern; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Vielfältige Aufgaben

Gestaltungsfreiraum

Motiviertes Team

Moderne Arbeitsumgebung

Attraktive Anstellungsbedingungen

Job summary

Actifutura GmbH sucht in Bern eine engagierte, digital versierte Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration (80–100%). Sie übernehmen weit mehr als eine klassische Administration, denken standortübergreifend, arbeiten mit QM- und IT-Systemen sowie Teams an den Standorten Bern, Thun und Interlaken.

Die Stelle startet am 01.12.2026 und ist unbefristet. Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, koordinierten und konzeptionellen Belangen; arbeiten

Qualifications

• Berufs- oder Bildungsabschluss auf mindestens Sekundarstufe II sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen, koordinativen oder vergleichbaren Funktion.
• Die Fähigkeit, strategisch, analytisch und vernetzt zu denken und aus Daten, Prozessen und organisatorischen Zusammenhängen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
• Eine rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich selbstständig in neue Softwarelösungen, digitale Werkzeuge und komplexe Abläufe einzuarbeiten.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick über Prozesse, Termine, Daten und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• Ausgeprägte IT-Affinität und ein sehr gutes Verständnis für digitale Zusammenhänge – Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-/365-Palette; idealerweise Erfahrung mit Fallführungssoftware, Datenbanken, Reporting- oder Planungssystemen.
• Unternehmerisches Denken und Handeln, Eigeninitiative und der Anspruch, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern aktiv zur Weiterentwicklung der Organisation beizutragen.
• Führungskompetenz bzw. erste Führungserfahrung oder die Bereitschaft und das Potenzial, Führungsverantwortung zu übernehmen.
• Sicheres Auftreten, selbstständige, strukturierte, lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Anspruchsgruppen.
• Positive und motivierende Ausstrahlung sowie eine wertschätzende, offene Haltung gegenüber Menschen aus unterschiedlichen sozialen und kulturellen Umfeldern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement sind von Vorteil.
• Erfahrung in einfacher Debitorenbuchhaltung und Kassenführung ist erwünscht.

Responsibilities

• Administrative Kernprozesse: Präsenzkontrollen sicherstellen, AMM-Bescheinigungen einreichen und weitere administrative Prozesse im Rahmen der Leistungsaufträge bearbeiten.
• Qualitätsmanagement: Mitwirkung bei Qualitätssicherung, Weiterentwicklung von Prozessen sowie Dokumentation und Umsetzung von QM-Vorgaben.
• Schnittstellen: enge Zusammenarbeit mit Angebotsleitungen, Fachkräften, QM, Administration und Geschäftsleitung für reibungslosen Informationsfluss.
• Beschaffung und Kassabuch: Einkauf koordinieren, Bestände überwachen und internes Kassabuch zuverlässig führen.
• Jahresplätze: Anmeldungen, Eintritte und Kapazitäten koordinieren; vorausschauende Auslastungsplanung sicherstellen.
• Empfang und Kommunikation: Aufgaben am Empfang, Telefonzentrale und allgemeine Administration; kompetente Ansprechperson für Teilnehmende und RAV.
• Stv. Leitung: Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, organisatorischen Belangen unterstützen und bei Abwesenheit vertreten.
• Mitarbeitende: Führung/Information der Mitarbeitenden der Koordinationsstellen unterstützen; einheitliche Arbeitsabläufe über Standorte hinweg sicherstellen.
• Digitale Systeme und Daten: zuverlässige Nutzung/Abstimmung der Systeme (Isyflow, Platzbewirtschaftung, Präsenzkontrolle, Reporting) und Datenqualität sicherstellen.

Skills

Analytisches Denken

Organisationstalent

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Unternehmerisches Denken

Führungserfahrung / Führungsbereits

IT-Affinität

Deutschkenntnisse (Sehr gut)

Education

Sekundarstufe II

Tools

MS 365 / MS Office

Fallführungssoftware

Datenbanken

Reporting/Planungssysteme

Kassenführung (Debitorenbuchhaltung)

Job description

Actifutura GmbH sucht in Bern eine engagierte, digital versierte Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration (80–100%). Sie übernehmen weit mehr als eine klassische Administration, denken standortübergreifend, arbeiten mit QM- und IT-Systemen sowie Teams an den Standorten Bern, Thun und Interlaken.

Die Stelle startet am 01.12.2026 und ist unbefristet. Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, koordinierten und konzeptionellen Belangen; arbeiten