Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen 80 - 100 %

Actifutura GmbH; Bern; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Vielfältige Aufgaben

Gestaltungsfreiraum

Motiviertes Team

Moderne Arbeitsumgebung

Attraktive Anstellungsbedingungen

Job summary

Actifutura GmbH sucht in Bern eine engagierte, digital versierte Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration (80–100%). Sie übernehmen weit mehr als eine klassische Administration, denken standortübergreifend, arbeiten mit QM- und IT-Systemen sowie Teams an den Standorten Bern, Thun und Interlaken.

Die Stelle startet am 01.12.2026 und ist unbefristet. Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, koordinierten und konzeptionellen Belangen; arbeiten

Qualifications

• Berufs- oder Bildungsabschluss auf mindestens Sekundarstufe II sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen, koordinativen oder vergleichbaren Funktion.
• Die Fähigkeit, strategisch, analytisch und vernetzt zu denken und aus Daten, Prozessen und organisatorischen Zusammenhängen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
• Eine rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich selbstständig in neue Softwarelösungen, digitale Werkzeuge und komplexe Abläufe einzuarbeiten.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick über Prozesse, Termine, Daten und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• Ausgeprägte IT-Affinität und ein sehr gutes Verständnis für digitale Zusammenhänge – Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-/365-Palette; idealerweise Erfahrung mit Fallführungssoftware, Datenbanken, Reporting- oder Planungssystemen.
• Unternehmerisches Denken und Handeln, Eigeninitiative und der Anspruch, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern aktiv zur Weiterentwicklung der Organisation beizutragen.
• Führungskompetenz bzw. erste Führungserfahrung oder die Bereitschaft und das Potenzial, Führungsverantwortung zu übernehmen.
• Sicheres Auftreten, selbstständige, strukturierte, lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Anspruchsgruppen.
• Positive und motivierende Ausstrahlung sowie eine wertschätzende, offene Haltung gegenüber Menschen aus unterschiedlichen sozialen und kulturellen Umfeldern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement sind von Vorteil.
• Erfahrung in einfacher Debitorenbuchhaltung und Kassenführung ist erwünscht.

Responsibilities

• Administrative Kernprozesse: Präsenzkontrollen sicherstellen, AMM-Bescheinigungen einreichen und weitere administrative Prozesse im Rahmen der Leistungsaufträge bearbeiten.
• Qualitätsmanagement: Mitwirkung bei Qualitätssicherung, Weiterentwicklung von Prozessen sowie Dokumentation und Umsetzung von QM-Vorgaben.
• Schnittstellen: enge Zusammenarbeit mit Angebotsleitungen, Fachkräften, QM, Administration und Geschäftsleitung für reibungslosen Informationsfluss.
• Beschaffung und Kassabuch: Einkauf koordinieren, Bestände überwachen und internes Kassabuch zuverlässig führen.
• Jahresplätze: Anmeldungen, Eintritte und Kapazitäten koordinieren; vorausschauende Auslastungsplanung sicherstellen.
• Empfang und Kommunikation: Aufgaben am Empfang, Telefonzentrale und allgemeine Administration; kompetente Ansprechperson für Teilnehmende und RAV.
• Stv. Leitung: Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, organisatorischen Belangen unterstützen und bei Abwesenheit vertreten.
• Mitarbeitende: Führung/Information der Mitarbeitenden der Koordinationsstellen unterstützen; einheitliche Arbeitsabläufe über Standorte hinweg sicherstellen.
• Digitale Systeme und Daten: zuverlässige Nutzung/Abstimmung der Systeme (Isyflow, Platzbewirtschaftung, Präsenzkontrolle, Reporting) und Datenqualität sicherstellen.

Skills

Analytisches Denken

Organisationstalent

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Unternehmerisches Denken

Führungserfahrung / Führungsbereits

IT-Affinität

Deutschkenntnisse (Sehr gut)

Education

Sekundarstufe II

Tools

MS 365 / MS Office

Fallführungssoftware

Datenbanken

Reporting/Planungssysteme

Kassenführung (Debitorenbuchhaltung)

Job description

Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen 80 - 100 %

Actifutura GmbH Vacant since : 04.09.2026 Number of jobs : 1 3018 Bern (BE) 80% - 100% From 01.12.2026 Permanent

Menschen stärken. Perspektiven schaffen. Berufliche Integration gestalten.

In Bern eröffnet die actifutura gmbh per 1. Januar 2027 das Programm Berufliche Integration «BINplus». Im Auftrag des Amts für Arbeitslosenversicherung (AVA) begleiten wir bereits in Interlaken und Thun stellensuchende Men-schen individuell, praxisnah und wertschätzend auf ihrem Weg zurück in den ersten Arbeitsmarkt.

Für unser neues Team in Bern suchen wir per 1. Dezember 2026 eine engagierte, digital versicherte und unternehmerisch denkende Persönlichkeit als

Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration, 80 - 100 %

In dieser Funktion übernehmen Sie weit mehr als klassische Administrations- und Koordinationsaufgaben. Sie denken standortübergreifend, digital und vernetzt, erkennen Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Systemen und tragen gemeinsam mit der Leiterin Koordinationsstellen dazu bei, unsere administrativen Abläufe effizient, zuverlässig und zukunftsgerichtet weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Kernprozesse: Sie stellen Präsenzkontrollen sicher, erstellen und reichen AMM-Bescheinigungen für die Arbeitslosenkassen ein und bearbeiten weitere administrative Prozesse im Rahmen der Leistungsaufträge.
• Qualitätsmanagement: Sie wirken bei der Qualitätssicherung, der Weiterentwicklung von Prozessen sowie bei der Dokumentation und Umsetzung von QM-Vorgaben mit.
• Schnittstellen: Sie arbeiten eng mit Angebotsleitungen, Fachkräften, Qualitätsmanagement, Administration und Geschäftsleitung zusammen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Beschaffung und Kassabuch: Sie koordinieren den Einkauf und überwachen die Bestände von Automaten-, Büro- und Schulungsmaterialien und führen das interne Kassabuch zuverlässig und nachvollziehbar.
• Jahresplätze: Sie koordinieren Anmeldungen, Eintritte und Kapazitäten und stellen eine effiziente und voraus-schauende Auslastungsplanung sicher.
• Empfang und Kommunikation: Sie übernehmen Aufgaben am Empfang, in der Telefonzentrale und in der allgemeinen Administration und sind eine kompetente Ansprechperson für Teilnehmende, RAV-Personalberatende und weitere Anspruchsgruppen
• Stv. Leitung und Verantwortung: Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, organisatorischen, koordinativen und konzeptionellen Belangen an den Standorten Bern, Thun und Interlaken und über-nehmen bei deren Abwesenheit die Stellvertretung.
• Mitarbeitende: Sie unterstützen die Führung und Information der Mitarbeitenden der Koordinationsstellen und sorgen gemeinsam mit der Leiterin für einheitliche, effiziente und verlässliche Arbeitsabläufe über alle Standorte hinweg.
• Digitale Systeme und Daten: Sie sorgen für eine zuverlässige Nutzung und Abstimmung der verschiedenen digitalen Systeme – insbesondere Isyflow, Platzbewirtschaftung, Präsenzkontrolle und Reporting. Dabei achten Sie auf eine hohe Datenqualität, unterstützen die Mitarbeitenden bei der Anwendung und wirken bei der Weiterentwicklung der Systeme und des Reportings mit.

Sie verfügen über:

• Berufs- oder Bildungsabschluss auf mindestens Sekundarstufe II sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen, koordinativen oder vergleichbaren Funktion
• Die Fähigkeit, strategisch, analytisch und vernetzt zu denken und aus Daten, Prozessen und organisatorischen Zusammenhängen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
• Eine rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich selbstständig in neue Softwarelösungen, digitale Werkzeuge und komplexe Abläufe einzuarbeiten.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick über Prozesse, Termine, Daten und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• Ausgeprägte IT-Affinität und ein sehr gutes Verständnis für digitale Zusammenhänge – Sehr gute und vertiefte Kenntnisse der Microsoft-Office-/Microsoft-365-Palette. Idealerweise Erfahrung mit Fallführungssoftware, Datenbanken, Reporting- oder Planungssystemen und/oder in einer Koordinationsstelle der Arbeitsintegration.
• Unternehmerisches Denken und Handeln, Eigeninitiative und den Anspruch, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern aktiv zur Weiterentwicklung der Organisation beizutragen.
• Führungskompetenz bzw. erste Führungserfahrung oder die Bereitschaft und das Potenzial, Führungsverantwortung zu übernehmen.
• Ein sicheres Auftreten sowie eine selbstständige, strukturierte, lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise.
• Eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Anspruchsgruppen.
• Eine positive und motivierende Ausstrahlung sowie eine wertschätzende, offene Haltung gegenüber Menschen aus unterschiedlichen sozialen und kulturellen Umfeldern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement sind von Vorteil.
• Erfahrung in einfacher Debitorenbuchhaltung und Kassenführung ist erwünscht.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Bei actifutura erwartet Sie mehr als eine vielseitige Aufgabe. Sie werden Teil einer Organisation, die sich entwickelt, Neues ausprobiert und gemeinsam etwas bewirken möchte.

Wir bieten Ihnen:

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Arbeit mit Menschen – eine sinnstiftende Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum
• Raum für Eigeninitiative und Weiterentwicklung von neuen Projekten
• Ein motiviertes, wertschätzendes Team, das gemeinsam etwas bewegt
• Moderne Arbeitsumgebung mit digitaler Infrastruktur
• Attraktive Anstellungsbedingungen

Interessiert?

Sie möchten Ihre Fähigkeiten dort einsetzen, wo sie etwas bewirken, und mit uns Menschen auf ihrem Weg zurück in den Arbeitsmarkt begleiten?

Weitere Informationen: www.actifutura.ch

• Work location 3018 Bern (BE)
• Workload 80% - 100%
• Employment start 01.12.2026
• Employment duration Permanent
• Qualification skilled
• Work experience More than 1 year
• Education Secondary school (upper-secondary education)
• German Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• By email [e-mail]