Secrétaire d'unité à 60 %

Unil; Lausanne; Hybrid; CHF 42,000 - 54,000; Part time

Job summary

UNIL recherche un(e) Secrétaire d'unité à 60 % pour l'Institut des sciences du sport (ISSUL) à Lausanne. Vous participerez au secrétariat et soutiendrez les activités RH et administratives.

Entrée en fonction possible le 01.01.2027 ou à convenir; contrat indéterminé, 60 % présence le mercredi et/ou le vendredi.

Qualifications

• Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce et au moins 3 ans d'expérience dans l'administration.
• Expérience en secrétariat RH ou gestion financière est un atout universitaire.
• Excellente aisance rédactionnelle en français et maîtrise de l'orthographe; Anglais exigé.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat RH académique et recrutement: procédures, contrats, commission de sélection.
• Préparer les dossiers d'engagement et projections salariales pour la Direction.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs et assurer le suivi des absences.
• Gérer les accès (Campus Card, téléphonie, locaux) et les entretiens annuels.
• Organiser les visites et événements scientifiques et actualiser les sites web de l'institut et des unités de recherche.
• Gérer les inscriptions et soutenances pour les étudiants.

Skills

Rigueur

Proactivité

Organisation

Relationnel

Anglais

Autonomie

Education

CFC d'employé-e de commerce

Tools

SAP

FMPro

Odoo

Jahia

Word

Excel

Publipostage

PowerPoint

Job description

Career Opportunities: Secrétaire d'unité à 60 % (23023)

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

Dans le cadre de la réorganisation de son secrétariat, l'Institut des sciences du sport (ISSUL) de la Faculté des sciences sociales et politiques (SSP) met au concours un nouveau poste de :

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 01.01.2027 ou à convenir

Durée du contrat : Indéterminée

Taux d'activité : 60 % (présence souhaitée le mercredi et/ou le vendredi)

Lieu de travail : Bâtiment Synathlon – Lausanne – Dorigny

Vos activités

Vous participerez activement au secrétariat de l'institut dans toutes ses tâches. Vos missions principales :

Participer au secrétariat RH académique et recherche : gérer les procédures de recrutement et de renouvellement de contrats (assistant·e·s, doctorant·e·s, chercheurs·euses FNS/invités, stagiaires), gérer le processus de mise au concours via la plateforme e-recrutement et organiser les séances de la commission de sélection, préparer les dossiers d'engagement, cahiers des charges et projections salariales pour la Direction, assurer l'accueil des nouveaux·elles collaborateur·trice·s, le suivi des absences/certificats, la gestion des accès (Campus Card, téléphonie, locaux) et le suivi des entretiens annuels.

Promouvoir et valoriser les activités de l'Institut: organiser la venue et le séjour de conférenciers·ières et chercheurs·euses invité·e·s (réservations d'hôtels, transports, accueil), apporter un soutien administratif et logistique lors de manifestations scientifiques, colloques et événements internes (AG, Conseils), actualiser en continu le site internet de l'institut et de ses unités de recherche, ainsi que les actualités et événements (Jahia, Unisciences).

Participer, en lien avec le service des affaires étudiantes de la Faculté des SSP, à la gestion étudiante et académique : récolter des sujets d'examens et constituer les listes de surveillance, traiter les inscriptions et la réception des mémoires (bases de données Sylvia et Serval) et réserver les salles de soutenance.

Gérer la réception et participer aux séances du secrétariat général : rédiger les procès-verbaux des séances du Conseil d'institut et des Assemblées Générales, assurer la réception (physique, téléphonique et courriels), la distribution du courrier et l'archivage/GED.

Votre profil

Rigoureux·se, proactif·ve et doté·e d'un excellent sens relationnel et organisationnel, vous présentez le profil suivant :

Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce (ou titre jugé équivalent), vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience dans l'administration (publique ou privée) avec une pratique confirmée en secrétariat RH ou gestion financière. Une expérience dans le milieu universitaire est un réel atout.

Excellente aisance rédactionnelle en français et maîtrise irréprochable de l'orthographe,Anglais exigé (oral et écrit). Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, publipostage, PowerPoint) et les bases de données (SAP, FMPro, Odoo, Jahia ou autre).

Esprit de synthèse (rédaction de PV), précision, polyvalence et autonomie, vous possédez un sens aigu de l'organisation, esprit d'entraide, de collaboration et du service.

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue,une multitude d'activités et d'autresavantages à découvrir.

Nous vous remercions de votre compréhension.

Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous le mardi 24 novembre 2026 dans la matinée.

Cahier des charges du poste

Niveaux 1 à 12 :

L’UNIL s’engage :

• Pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ;
• À garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ;
• À offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.