Secrétaire aux affaires étudiantes

Unil; Lausanne; Hybrid; CHF 42,000 - 52,000; Part time

Job summary

UNIL, institution d’enseignement et de recherche à Lausanne, propose un poste de Secrétaire à 70% au Secrétariat des étudiant·e·s. Entrée en fonction le 01.03.2027 ou à convenir, contrat indéterminé, 70% à Lausanne Dorigny.

Vous assurerez l’accueil, la gestion des examens, le traitement des recours et l’organisation des diplômes dans un cadre universitaire. Profil recherché: CFC d’employé·e de commerce, quelques années d’expérience, maîtrise du français et des outils bureautiques, esprit

Qualifications

• CFC d'employé·e de commerce ou titre jugé équivalent.
• Quelques années d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise du français écrit et oral.
• Maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, FileMaker, e-mail, agenda électronique, Jahia).
• Excellentes capacités à travailler en équipe et à s'adapter.

Responsibilities

• Assurer le fonctionnement du secrétariat des étudiants: accueil et renseignements.
• Gérer les examens des niveaux Bachelor et Master: planification et suivi des résultats.
• Traitement administratif des recours et transmission des dossiers à la Commission de recours.
• Garantir la compatibilité des horaires avec les enseignants et informer les étudiants.
• Gérer les dossiers étudiants de la création à l’archivage; organizer la remise des diplômes.

Education

CFC d'employé·e de commerce ou équivalent

Tools

Word

Excel

FileMaker

Email

Jahia

Job description

Career Opportunities: Secrétaire aux affaires étudiantes (23009)

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

Dans le cadre du départ à la retraite de notre collègue, le Secrétariat des étudiant·e·s de l'Ecole de droit de la Faculté de droit, des sciences criminelles et d'administration publique est à la recherche d'un·e Secrétaire à 70%.

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 01.03.2027 ou à convenir

Durée du contrat : indéterminée

Taux d'activité : 70%

Lieu de travail : Lausanne Dorigny

Vos activités

• Assurer le fonctionnement du secrétariat des étudiant·e·s : accueil des étudiant·e·s et renseignements relatifs à l’organisation des études ;
• Assumer la gestion des examens de niveau Bachelor et Master : de leur planification au suivi des résultats (communication des résultats, grades etc.) ;
• Assurer le traitement administratif des recours des étudiant·e·s, de leur réception à la transmission des dossiers à la Commission de recours, en sollicitant les déterminations des parties concernées ;
• Garantir la compatibilité des horaires des enseignements avec les enseignant·e·s et en informer les étudiant·e·s ;
• Gérer les dossiers des étudiant·e·s depuis leur création jusqu'à l’archivage ;
• Organiser la cérémonie de remise des diplômes.

Votre profil

Afin de compléter notre équipe, nous sommes à la recherche d'une personne avec le profil suivant :

• CFC d'employé·e de commerce ou titre jugé équivalent ;
• Quelques années d'expérience dans un poste similaire ;
• Maîtrise du français écrit et oral ;
• Maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, File Maker, e-mail, agenda électronique, alimentation des pages web (Jahia) ;
• Excellentes capacités à travailler en équipe, à partager les tâches et à s'adapter à l'évolution des besoins et des outils ;
• Efficacité dans l'organisation, respect des procédures, sens de la représentation ;
• Capactié d'adaptation en fonction des différent·e·s interlocuteurs/trices ;
• Flexibilité dans les horaires (présence accrue nécessaire lors des sessions d'examens).

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue,une multitude d'activités et d'autresavantages à découvrir.

Livia Danieli ou Mahdiya Cadot, adjointes

[e-mail]

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 10.11.2026

Nous vous remercions de votre compréhension.

Cahier des charges du poste

L’UNIL s’engage :

• Pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ;
• À garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ;
• À offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.