Secrétaire d'unité à 50 %

Unil; Lausanne; Hybrid; CHF 31,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Formation continue

Environnement académique multiculturel

Activités diverses

Job summary

UNIL recherche un-e Secrétaire d'unité à 50 % pour l'ISSUL, Lausanne. Vous assurez le secrétariat RH et le suivi financier des activités sportives et des colloques, avec gestion des indemnités et des salaires, dans un cadre académique.

Maîtrise du FR, anglais souhaité; outils: Word, Excel, publipostage, PowerPoint, ainsi que SAP, FMPro et Odoo. Présence mercredi et/ou vendredi requise; cadre de travail stimulant.

Qualifications

• Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce et 3+ ans d'expérience dans l'administration.
• Expérience en secrétariat RH ou gestion financière appréciée.
• Maîtrise du français; anglais souhaité.
• Bonnes compétences bureautiques et logiciels de gestion (SAP, FMPro, Odoo).
• Autonome, rigoureux·se et sens du service.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat RH et les processus d'engagement.
• Suivre la gestion financière des camps et les notes de frais.
• Gérer le courrier, l'archivage et l'économat de l'institut.
• Suivre les notes de frais, factures et remboursements liés aux conférences.
• Support administratif aux activités de recherche et reporting SAP/Odoo.

Skills

Secrétariat RH

Gestion administrative

Gestion financière

Anglais souhaité

Rigueur et organisation

Travail en équipe

Education

CFC employé-e de commerce

Tools

SAP

FMPro

Odoo

Jahia/CMS

Word

Excel

PowerPoint

Publipostage

Job description

Career Opportunities: Secrétaire d'unité à 50 % (23022)

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

Pour compléter son équipe administrative, la Faculté des sciences sociales et politiques (SSP) recherche pour son Institut des sciences du sport (ISSUL) un-e :

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 01.01.2027 ou à convenir

Durée du contrat : Indéterminée

Taux d'activité : 50 % (présence souhaitée le mercredi et/ou vendredi)

Lieu de travail : Bâtiment Synathlon - Lausanne - Dorigny

Vos activités

Vous participerez activement au secrétariat de l'institut dans toutes ses tâches. Vos missions principales consisteront à :

Assurer le secrétariat RH de pratiques sportives : suivre l'intégralité des processus d'engagement (contrats, formulaires d'indemnités, décomptes d'heures), contrôler mensuellement le paiement des indemnités et des salaires, mettre à jour les bases de données (FMPro, Odoo) et délivrer les attestations Jeunesse et Sport.

Suivre la gestion financière des camps : effectuer le suivi des écolages étudiants (relances, remboursements), traiter les avances de frais des enseignant·e·s et assurer leur régularisation avec le service financier.

Apporter un soutien administratif aux activités de la recherche : gérer les notes de frais, factures et demandes de remboursement liées aux colloques; assurer le suivi sur SAP et DocSeries des fonds de recherche internes et externes.

Participer aux différentes tâches de l'institut : accueillir le public (téléphone, messagerie, réception), gérer le courrier, l'archivage (GED) et l'économat (inventaires et commandes).

Votre profil

Polyvalent·e, rigoureux·se et doté·e d'un excellent sens de l'organisation, vous vous reconnaissez dans le profil suivant :

Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce (ou titre jugé équivalent), vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience dans l'administration (publique ou privée) avec une pratique confirmée en secrétariat RH ou gestion financière. Une expérience dans le milieu universitaire est un réel atout.

Maîtrise parfaite du français (aisance rédactionnelle et excellente orthographe), anglais souhaité. Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, publipostage, PowerPoint) et les logiciels de gestion (SAP, FMPro, Odoo, Jahia/CMS).

Autonome, précis·e et réactif·ve, vous appréciez le travail d'équipe et faites preuve d'un fort esprit d'entraide et du sens du service.

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue,une multitude d'activités et d'autresavantages à découvrir.

Nous vous remercions de votre compréhension.

Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous le mercredi 25 novembre 2026 dans la matinée.

Niveaux 1 à 12 :

• Pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ;
• À garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ;
• À offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.