Secrétaire d'unité à 50 %

Université de Lausanne - Faculté des SSP; Lausanne; On-site; CHF 50,000 - 61,000; Part time

Benefits offered by this job

Formation continue

Avantages variés

Job summary

L’UNIL, Faculté des sciences sociales et politiques, Institut des sciences du sport (ISSUL), recherche un-e secrétaire d’unité à 50% pour assurer le secrétariat et le soutien administratif de l’institut.

Vous participerez activement à l’administration RH, à la gestion financière des activités et au soutien des projets de recherche, tout en assurant l’accueil et la gestion des flux documentaires.

Qualifications

• Maîtrise parfaite du français; l’anglais souhaité.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, publipostage, PowerPoint) et des logiciels de gestion (SAP, FMPro, Odoo, Jahia/CMS).

Responsibilities

• Assurer le secrétariat RH des pratiques sportives et suivre l’ensemble des processus d’engagement (contrats, formulaires d’indemnités, décomptes d’heures).
• Suivre la gestion financière des camps (écolages, avances et régularisations).
• Apporter un soutien administratif à la recherche (notes de frais, factures, remboursements; suivi sur SAP et DocSeries).
• Participer à l’accueil du public, au courrier, à l’archivage et à l’économat.

Education

CFC d'employé-e de commerce

Tools

SAP

FMPro

Odoo

Jahia CMS

Job description

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

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Présentation

Pour compléter son équipe administrative, la Faculté des sciences sociales et politiques (SSP) recherche pour son Institut des sciences du sport (ISSUL) un-e :

Secrétaire d'unité à 50 %

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 01.01.2027 ou à convenir

Durée du contrat : Indéterminée

Taux d'activité : 50 % (présence souhaitée le mercredi et/ou vendredi)

Lieu de travail : Bâtiment Synathlon - Lausanne - Dorigny

Vos activités

Vous participerez activement au secrétariat de l'institut dans toutes ses tâches. Vos missions principales consisteront à :

• Assurer le secrétariat RH de pratiques sportives : suivre l'intégralité des processus d'engagement (contrats, formulaires d'indemnités, décomptes d'heures), contrôler mensuellement le paiement des indemnités et des salaires, mettre à jour les bases de données (FMPro, Odoo) et délivrer les attestations Jeunesse et Sport.

• Suivre la gestion financière des camps : effectuer le suivi des écolages étudiants (relances, remboursements), traiter les avances de frais des enseignant·e·s et assurer leur régularisation avec le service financier.

• Apporter un soutien administratif aux activités de la recherche : gérer les notes de frais, factures et demandes de remboursement liées aux colloques; assurer le suivi sur SAP et DocSeries des fonds de recherche internes et externes.

• Participer aux différentes tâches de l'institut : accueillir le public (téléphone, messagerie, réception), gérer le courrier, l'archivage (GED) et l'économat (inventaires et commandes).

Votre profil

Polyvalent·e, rigoureux·se et doté·e d'un excellent sens de l'organisation, vous vous reconnaissez dans le profil suivant :

• Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce (ou titre jugé équivalent), vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience dans l'administration (publique ou privée) avec une pratique confirmée en secrétariat RH ou gestion financière. Une expérience dans le milieu universitaire est un réel atout.

• Maîtrise parfaite du français (aisance rédactionnelle et excellente orthographe), anglais souhaité. Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, publipostage, PowerPoint) et les logiciels de gestion (SAP, FMPro, Odoo, Jahia/CMS).

• Autonome, précis·e et réactif·ve, vous appréciez le travail d'équipe et faites preuve d'un fort esprit d'entraide et du sens du service.

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur unil.ch/travailler

Pour tout renseignement complémentaire

Madame Floriane Jammet

Administratrice gestionnaire de l'ISSUL

021/692 32 98

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 17.11.2026

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.

Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site.

Nous vous remercions de votre compréhension.

Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous le mercredi 25 novembre 2026 dans la matinée.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.

Remarques

Niveaux 1 à 12 :

L’UNIL s’engage :

• Pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ;
• À garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ;
• À offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.

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