Secrétaire d'unité à 60 %

Université de Lausanne - Faculté des SSP; Lausanne; On-site; CHF 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Cadre de travail agréable

Formation continue

Activités diverses

Job summary

L’Université de Lausanne – Faculté des sciences sociales et politiques (ISSUL) cherche un secrétaire d'unité à 60 % pour assurer le secrétariat de l'institut et de ses unités de recherche. Vous participerez au recrutement, au suivi des dossiers, à l’accueil et à la gestion des accès.

Vous travaillerez au sein d’un environnement académique stimulant, avec des missions variées couvrant le secrétariat RH, la préparation des séances et la gestion documentaire, le tout en veillant à la qualité du

Qualifications

• Expérience en secrétariat RH ou gestion administrative dans le secteur public ou privé.
• Bonnes compétences rédactionnelles en français et orthographe irréprochable.
• Maîtrise des outils bureautiques et bases de données mentionnées.

Responsibilities

• Gérer les procédures de recrutement et de renouvellement de contrats et organiser les commissions de sélection.
• Préparer les dossiers d'engagement et projections salariales pour la Direction.
• Assurer l'accueil des nouveaux collaborateurs et le suivi des absences et certificats.
• Gérer les accès (Campus Card, téléphonie, locaux) et les entretiens annuels.

Skills

RH académique

Secrétariat administratif

Gestion documentaire

Education

CFC d'employé-e de commerce

Tools

SAP

FMPro

Odoo

Jahia

Job description

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

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Présentation

Dans le cadre de la réorganisation de son secrétariat, l'Institut des sciences du sport (ISSUL) de la Faculté des sciences sociales et politiques (SSP) met au concours un nouveau poste de :

Secrétaire d'unité à 60 %

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 01.01.2027 ou à convenir

Durée du contrat : Indéterminée

Taux d'activité : 60 % (présence souhaitée le mercredi et/ou le vendredi)

Lieu de travail : Bâtiment Synathlon – Lausanne – Dorigny

Vos activités

Vous participerez activement au secrétariat de l'institut dans toutes ses tâches. Vos missions principales :

• Participer au secrétariat RH académique et recherche : gérer les procédures de recrutement et de renouvellement de contrats (assistant·e·s, doctorant·e·s, chercheurs·euses FNS/invités, stagiaires), gérer le processus de mise au concours via la plateforme e-recrutement et organiser les séances de la commission de sélection, préparer les dossiers d'engagement, cahiers des charges et projections salariales pour la Direction, assurer l'accueil des nouveaux·elles collaborateur·trice·s, le suivi des absences/certificats, la gestion des accès (Campus Card, téléphonie, locaux) et le suivi des entretiens annuels.

• Promouvoir et valoriser les activités de l'Institut: organiser la venue et le séjour de conférenciers·ières et chercheurs·euses invité·e·s (réservations d'hôtels, transports, accueil), apporter un soutien administratif et logistique lors de manifestations scientifiques, colloques et événements internes (AG, Conseils), actualiser en continu le site internet de l'institut et de ses unités de recherche, ainsi que les actualités et événements (Jahia, Unisciences).

• Participer, en lien avec le service des affaires étudiantes de la Faculté des SSP, à la gestion étudiante et académique : récolter des sujets d'examens et constituer les listes de surveillance, traiter les inscriptions et la réception des mémoires (bases de données Sylvia et Serval) et réserver les salles de soutenance.

• Gérer la réception et participer aux séances du secrétariat général : rédiger les procès-verbaux des séances du Conseil d'institut et des Assemblées Générales, assurer la réception (physique, téléphonique et courriels), la distribution du courrier et l'archivage/GED.

Votre profil

Rigoureux·se, proactif·ve et doté·e d'un excellent sens relationnel et organisationnel, vous présentez le profil suivant :

• Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce (ou titre jugé équivalent), vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience dans l'administration (publique ou privée) avec une pratique confirmée en secrétariat RH ou gestion financière. Une expérience dans le milieu universitaire est un réel atout.

• Excellente aisance rédactionnelle en français et maîtrise irréprochable de l'orthographe,Anglais exigé (oral et écrit). Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, publipostage, PowerPoint) et les bases de données (SAP, FMPro, Odoo, Jahia ou autre).

• Esprit de synthèse (rédaction de PV), précision, polyvalence et autonomie, vous possédez un sens aigu de l'organisation, esprit d'entraide, de collaboration et du service.

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur unil.ch/travailler

Pour tout renseignement complémentaire

Madame Floriane Jammet

Administratrice gestionnaire de l'ISSUL

021/692 32 98

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 17.11.2026

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site.

Nous vous remercions de votre compréhension.

Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous le mardi 24 novembre 2026 dans la matinée.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.

Remarques

Niveaux 1 à 12 :

L’UNIL s’engage :
Pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ;
À garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ;
À offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.

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