Schuladministration / Schulleitungsassistenz (80-100%)

myndset GmbH; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 105.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Myndsetting sucht eine zuverlässige und gut organisierte Person zur Unterstützung der Schulleitung im administrativen Tagesgeschäft in Zürich-Altstetten. Sie arbeiten eng mit der Schulleitung zusammen, betreuen E-Mails, koordinieren Anrufe und Termine und pflegen Schülerunterlagen.

Sie verfügen idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung, bringen Erfahrung in Administration mit und kommunizieren sicher auf Deutsch. Die Stelle bietet 80–100 % Pensum und einen modernen Arbeitsplatz vor Ort.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder ähnlicher Funktion
• Idealerweise Erfahrung im schulischen/sozialen/pädagogischen Umfeld
• Sehr zuverlässig, sorgfältig und verbindlich arbeiten

Aufgaben

• Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung administrativer Anfragen
• Entgegennahme und Koordination von Telefonanrufen
• Beantwortung allgemeiner Anfragen und Weiterleitung
• Unterstützung der Schulleitung im administrativen Tagesgeschäft
• Terminplanung und Koordination von Gesprächen, Sitzungen und externen Terminen
• Pflege der Schüleradministration und interner Übersichten
• Verwaltung und Ablage von Schülerunterlagen und Berichten
• Korrespondenz mit Eltern, Gemeinden, Behörden und Partnern
• Protokollierung von Gesprächen und Nachhalten von nächsten Schritten
• Pflege einer übersichtlichen digitalen Ablage und Aufgabenstruktur

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Organisation

Kommunikation

Belastbarkeit

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Schuladministration / Schulleitungsassistenz (80-100%)

Myndsetting | Zürich-Altstetten

Myndsetting ist eine private Tagesschule in Zürich-Altstetten. Wir begleiten Kinder und Jugendliche mit unterschiedlichen schulischen und persönlichen Unterstützungsbedürfnissen in einem überschaubaren, individuell ausgerichteten Schulsetting.

Für die weitere Entwicklung unseres Schulbetriebs suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und gut organisierte Persönlichkeit, die unsere Schulleitung im administrativen Tagesgeschäft spürbar entlastet und als zentrale organisatorische Drehscheibe im Schulalltag mitwirkt.

Deine Aufgabe

Du arbeitest eng mit der Schulleitung zusammen und sorgst dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren, Informationen an die richtigen Stellen gelangen und offene Pendenzen nicht verloren gehen.

Dabei bist du eine wichtige Ansprechperson für Mitarbeitende, Eltern, Gemeinden, Behörden und weitere externe Stellen.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Betreuung unseres zentralen E-Mail-Postfachs und selbständige Bearbeitung administrativer Anfragen
• Entgegennahme und Koordination von Telefonanrufen
• Beantwortung allgemeiner Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Personen
• Unterstützung der Schulleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Terminplanung und Koordination von Gesprächen, Sitzungen und externen Terminen
• Pflege der Schüleradministration und interner Übersichten
• Verwaltung und Ablage von Schülerunterlagen, Berichten und weiteren Dokumenten
• Unterstützung bei Eintritten, Austritten und weiteren administrativen Schülerprozessen
• Korrespondenz mit Eltern, Gemeinden, Behörden, Fachstellen und weiteren Partnern
• Vorbereitung von Schreiben, Bestätigungen, Listen und administrativen Unterlagen
• Protokollierung ausgewählter Gespräche und Sitzungen sowie Nachhalten der vereinbarten nächsten Schritte
• Weitergabe relevanter Informationen an Mitarbeitende und Teams
• Überwachung von Fristen, offenen Rückmeldungen und administrativen Pendenzen
• Pflege einer übersichtlichen digitalen Ablage- und Aufgabenstruktur
• Mitarbeit bei organisatorischen Themen rund um den Schulbetrieb
• Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse

Wir arbeiten weitgehend digital und nutzen Microsoft 365 & KI

Was wir suchen

Du musst keine pädagogische Führungsfunktion übernehmen und auch keine Schulentwicklung verantworten. Dafür ist die Schulleitung zuständig.

Wir suchen vielmehr eine Person, die Freude daran hat, im Hintergrund dafür zu sorgen, dass der Schulalltag administrativ zuverlässig und professionell funktioniert.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation verfügst
• bereits Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Funktion mitbringst
• idealerweise bereits Einblick in ein schulisches, soziales oder pädagogisches Umfeld hattest
• sehr zuverlässig, sorgfältig und verbindlich arbeitest
• mehrere parallele Aufgaben gut überblicken und priorisieren kannst
• gerne telefonierst und im Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen sicher auftrittst
• schriftlich und mündlich sehr sicher auf Deutsch kommunizierst
• Informationen selbständig beschaffst und dich gerne in neue Abläufe einarbeitest
• erkennst, welche Aufgaben du selbständig erledigen kannst und wann ein Entscheid der Schulleitung notwendig ist
• offene Aufgaben konsequent bis zum Abschluss nachverfolgst
• vertrauliche Informationen diskret und verantwortungsbewusst behandelst
• gerne mit digitalen Arbeitsmitteln arbeitest
• bestehende Abläufe nicht unnüt­ig komplizierst, sondern pragmatische Verbesserungen erkennst und umsetzt

Gute Kenntnisse der Microsoft-365-Umgebung sind von Vorteil. Entscheidend ist für uns jedoch vor allem, dass du dich schnell in digitale Systeme einarbeiten kannst.

Was uns bei dieser Funktion besonders wichtig ist

Eine gute Schuladministration bedeutet für uns mehr als E-Mails beantworten und Dokumente ablegen.

Du sollst mitdenken, den Überblick behalten und dafür sorgen, dass aus Informationen auch konkrete nächste Schritte entstehen.

Wenn beispielsweise eine Gemeinde eine Anfrage stellt, ein Elternteil auf eine Rückmeldung wartet oder in einer Sitzung eine Frist vereinbart wird, soll nachvollziehbar sein:

Was ist zu tun? Wer ist zuständig? Bis wann? Und ist der Vorgang abgeschlossen?

Gleichzeitig arbeitest du eng mit Menschen. Deshalb suchen wir jemanden, der freundlich und professionell kommuniziert, auch in einem lebendigen Schulalltag ruhig bleibt und gerne Teil eines interdisziplinären Teams ist.

Was dich bei uns erwartet

Wir bieten dir:

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden schulischen Umfeld
• eine enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung
• kurze Entscheidungswege
• viel Eigenverantwortung im administrativen Tagesgeschäft
• die Möglichkeit, administrative Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• moderne digitale Arbeitsmittel und weitgehend papierlose Prozesse
• ein engagiertes und interdisziplinäres Team
• direkten Kontakt zu Mitarbeitenden, Eltern, Gemeinden und weiteren Fachstellen
• einen modernen Arbeitsplatz in Zürich-Altstetten
• eine Tätigkeit mit einem sinnvollen Bezug zu Bildung und der Begleitung von Kindern und Jugendlichen

Pensum und Arbeitsort

Pensum: 80–100 %
Arbeitsort: Zürich-Altstetten
Stellenantritt: nach Vereinbarung

Für diese Funktion ist eine regelmässige Präsenz vor Ort wichtig, da die Schuladministration eine zentrale Anlaufstelle im täglichen Schulbetrieb darstellt. Einzelne administrative Arbeiten können je nach Aufgabenlage und nach Absprache auch im Homeoffice erledigt werden.