Responsable administration, finances et ressources humaines à 60%

AgroImpact; Lausanne; Hybrid; CHF 120,000 - 180,000; Part time

Benefits offered by this job

Autonomie & Gestaltungsspielraum

Homeoffice möglich

Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung

Job summary

AgroImpact sucht eine erfahrene Leitung Verwaltung, Finanzen und Personalwesen mit Schwerpunkt auf Finanzen, HR und organisatorischer Koordination. Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsleitung zusammen und tragen zur effizienten Steuerung der Organisation sowie zur Umsetzung von Projekten in der Westschweiz bei.

Die Position bietet flexible Arbeitsbedingungen, insbesondere Homeoffice, und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

Qualifications

• Höhere Ausbildung in Betriebswirtschaft, Finanzen, Wirtschaft oder gleichwertigem Bereich.
• Gute Kenntnisse im Personalwesen und in der Koordination oder Leitung von administrativen/finanziellen Aufgaben.
• Erfahrung in NGO/Stiftung/Verein oder öffentlich geförderter Organisation von Vorteil.

Responsibilities

• Finanzen und Steuerung der Organisation in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern überwachen.
• Budgets und Finanzpläne erstellen; Liquidität, Subventionen und projektbezogene Budgets verwalten.
• HR-Aktivitäten koordinieren und Ansprechpartner für Geschäftsleitung und Mitarbeitende sein.
• Administrative Abläufe sicherstellen; Beziehungen zu externen Dienstleistern pflegen; Prozessverbesserungen vorschlagen.
• Mitarbeiterführung der administrativen Assistenz unterstützen und Organisation weiterentwickeln.

Skills

Französisch fließend

Deutsch fließend

Finanzmanagement

Education

Universitätsabschluss/Betriebswirtschaft oder vergleichbarer Bereich

Tools

Verwaltungssysteme

Job description

Der 2023 gegründete Verein AgroImpact vereint Industrieunternehmen, Produzentenverbände der Westschweiz, Forschende, Umweltverbände, Landwirtschaftskammern sowie staatliche Institutionen, um die Klimawende in der Landwirtschaft zu beschleunigen und eine pragmatische Antwort auf den Klimawandel zu finden. Innerhalb von AgroImpact arbeiten die Akteure der Agrar- und Lebensmittelbranche zusammen, um insbesondere die Dekarbonisierung der landwirtschaftlichen Produktion auf den Betrieben umzusetzen – dank wirksamer Massnahmen, die individuell von den Landwirtinnen und Landwirten gewählt werden, ohne die wirtschaftliche Tragfähigkeit der Betriebe zu gefährden.

Um unsere Entwicklung zu unterstützen und eine sorgfältige, effiziente und menschliche Verwaltung unserer Ressourcen zu gewährleisten, suchen wir unsere zukünftige:

Leiter Verwaltung, Finanzen und Personalwesen 60%

In direkter Anbindung an die Geschäftsleitung steuern und koordinieren Sie die administrativen, finanziellen und HR-Aktivitäten der Organisation in enger Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern. Sie sind eine zentrale Ansprechperson für die Geschäftsleitung und tragen mit Ihrer Expertise und Ihrem übergreifenden Blick zur Steuerung und Weiterentwicklung der Organisation bei.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten

Finanzen und Steuerung:

• Überwachung der finanziellen Verwaltung der Organisation in Koordination mit unseren externen Dienstleistern.
• Erstellung von Budgets und Finanzplänen, Verfolgung ihrer Entwicklung und Verwaltung der für die finanzielle Steuerung notwendigen Elemente.
• Überwachung der Liquidität, der Finanzierungen, der Subventionen und der projektbezogenen Budgets.
• Koordination der Abschlussarbeiten und der Beziehungen zur Revisionsstelle.
• Überwachung der finanziellen Nachverfolgung der Plattformaktivitäten, insbesondere der Fundraising-Prozesse und der Auszahlung der Impact-Prämien.
• Bereitstellung einer klaren Übersicht über die finanzielle Lage für die Geschäftsleitung und die Governance-Gremien sowie Meldung möglicher Risiken oder Abweichungen.

Personalwesen:

• Koordination und Überwachung der HR-Aktivitäten in Zusammenarbeit mit unseren externen Dienstleistern.
• Bevorzugte Ansprechperson für die Geschäftsleitung sowie für Mitarbeitende bei alltäglichen HR-Fragen.
• Koordination der Rekrutierungs-, Integrations- und Personalbetreuungsprozesse mit den zuständigen Ansprechpartnern.
• Sicherstellung der Einhaltung des gesetzlichen Rahmens und der internen Bestimmungen im Personalwesen.
• Mitwirkung an der Entwicklung eines motivierenden Arbeitsumfelds, das mit den Werten der Organisation übereinstimmt.

Verwaltung und Organisation:

• Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufs der Organisation und Koordination der Supportaktivitäten.
• Pflege der Beziehungen zu unseren externen Dienstleistern, Überwachung und Koordination der administrativen Aspekte bezüglich Räumlichkeiten, Verträgen, Versicherungen und Lieferanten.
• Sicherstellung der Effizienz interner Prozesse und Vorschlag organisatorischer Verbesserungen.
• Anleitung und Begleitung der administrativen Assistentin.
• Mitwirkung an Entwicklungs- und Professionalisierungsprojekten der Organisation.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine höhere Ausbildung in Betriebswirtschaft, Finanzen, Wirtschaft oder einem gleichwertigen Bereich, idealerweise ergänzt durch Kenntnisse im Personalwesen. Sie bringen fundierte Erfahrung in einer Koordinations- oder Leitungsfunktion im administrativen und finanziellen Bereich mit, idealerweise mit HR-Bezug (Erfahrung in einer NGO, Stiftung, einem Verein oder einer teilweise öffentlich finanzierten Organisation ist von Vorteil).

Sie besitzen gute Kenntnisse in Finanzmanagement, Budgetierung und Aktivitätsüberwachung sowie in HR-Prozessen und schweizerischem Arbeitsrecht.

Sie sind fähig, interne und externe Ansprechpartner zu koordinieren und mit Fachstellen zusammenzuarbeiten. Sie sind versiert im Umgang mit IT-Tools und Verwaltungssystemen. Sie beherrschen Französisch und Deutsch in Wort und Schrift ausgezeichnet, Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Sie sind eine autonome, agile, strukturierte und verlässliche Person, die sowohl das grosse Ganze als auch die konkrete Nachverfolgung von Dossiers schätzt. Mit einem guten analytischen Geist wissen Sie zu priorisieren, verschiedene Ansprechpartner zu koordinieren und pragmatische Lösungen zu finden.

Ihr Dienstleistungsbewusstsein, Ihre Diskretion und Ihre soziale Kompetenz ermöglichen Ihnen eine effiziente Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, den Teams und den Governance-Gremien. Sie schätzen Arbeitsumgebungen mit menschlicher Grösse, in denen Vielseitigkeit, Flexibilität und Eigeninitiative wesentlich sind.

Wir bieten Ihnen

• Eine vielseitige und bereichsübergreifende Funktion im Herzen der Organisation.
• Eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den verschiedenen Dienstleistern.
• Echte Autonomie und Handlungsspielraum zur Weiterentwicklung der Praktiken.
• Die Möglichkeit, zu einer sinnstiftenden Mission beizutragen.
• Ein menschliches und anregendes Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitsbedingungen, insbesondere die Möglichkeit zum Homeoffice.

Stellenangaben

Arbeitsbeginn: 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung

Arbeitsort: Lausanne