Operations Manager 100% DE, FR, EN (w/m/d)

Properti; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Karriereentwicklung

Co-Working-Space

Fruechte & Snacks

Kaffee & Tee

Birthday Retreat

5 Wochen Urlaub

Unbezahlter Urlaub

Incentives-Reisen

KI-basierte Tools Einsatz

Zusammenfassung

Properti sucht eine/n Operations Manager (100%) am Standort Zürich. Sie tragen die operative Verantwortung für unsere Bürostandorte in der Schweiz und koordinieren Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten sowie externe Dienstleister.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Sicherstellung von Material, Infrastruktur und Arbeitsplätzen sowie ein professioneller Empfang und die Betreuung der Firmenfahrzeugflotte.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder Backoffice.
• Teamorientierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute DK/Nationale Sprachenkenntnisse in Deutsch, Französisch, Englisch.

Aufgaben

• Operative Verantwortung für Bürostandorte in der Schweiz.
• Koordination Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten und Dienstleister.
• Sicherstellung von Material, Infrastruktur und Arbeitsplätzen.
• Empfang, Büroalltag und Fahrzeugflotte betreuen.
• Mietanmeldungen prüfen und Post-/Dokumentenmanagement organisieren.

Kenntnisse

Office management

Backoffice Koordination

Organisationsfähigkeit

Kommunikation mehrsprachig

Digital Tools Nutzung

Ausbildung

EFZ kaufmännische Grundausbildung

HF/FA Weiterbildung oder Bachelor

Tools

Office Suite

CRM Systeme

Jobbeschreibung

Operations Manager 100% DE, FR, EN (w/m/d) – Zürich

Properti ist der führende und mehrfach ausgezeichnete PropTech-Makler der Schweiz. Wir vereinen bestens ausgebildete Experten mit den aktuellsten Technologien auf einer intelligenten Plattform, um Kunden, Makler und Service-Partner risikofreie, flexible und vereinfachte Services zu ermöglichen.

Aufgaben

• Du trägst die operative Verantwortung für unsere Bürostandorte in der ganzen Schweiz.
• Du koordinierst Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten und externe Dienstleister.
• Du stellst die Verfügbarkeit von Büromaterial, Infrastruktur und Arbeitsplätzen sicher.
• Du bearbeitest standortbezogene Anliegen
• Du sorgst für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Büroalltag.
• Du betreust und kontrollierst unsere Firmenfahrzeugflotte.
• Du koordinierst Fahrzeugübergaben und -rücknahmen, Services, Reifenwechsel, Reparaturen und Schadensfälle.
• Du pflegst die Fahrzeug- und Vertragsübersichten.
• Du überwachst relevante Termine, Kosten und die Vollständigkeit der Fahrzeugunterlagen.
• Du koordinierst dich mit Mitarbeitenden, Leasingpartnern, Garagen und Versicherungen.

Mietanmeldungen

• Du prüfst und bearbeitest Mietanmeldungen.
• Du stellst sicher, dass sämtliche benötigten Unterlagen vollständig vorliegen.
• Du koordinierst interne und externe Abklärungen.
• Du bewirtschaftest das zentrale Miete-Postfach und gewährleistest eine transparente Statusführung.

Post- und Dokumentenmanagement

• Du organisierst die ein- und ausgehende Geschäftspost.
• Du koordinierst Postumleitungen und die Leerung unserer Briefkästen.
• Du stellst die korrekte Zuordnung, Digitalisierung und Weiterleitung relevanter Dokumente sicher.
• Du überwachst die definierten Bearbeitungsfristen und sorgst für eine nachvollziehbare Ablage.

Administrative Unterstützung

• Du bearbeitest und dokumentierst Verkaufstransaktionen gemäss den internen Vorgaben.
• Du koordinierst Abklärungen mit Sales, Sales Operations, Finance und weiteren internen Stellen.
• Du unterstützt bei Partneranfragen sowie Cross- und Upselling-Potenzialen.
• Du bearbeitest allgemeine Inbound-Anliegen.
• Du übernimmst definierte Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Backoffice.

Job Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ), betriebswirtschaftliche Weiterbildung (HF/FA) oder ein Bachelorabschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Backoffice oder in einer vergleichbaren koordinativen Funktion
• Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Italienischkenntnisse von Vorteil)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsvermögen und konsequentes Nachfassen
• Priorisierungsstärke im Umgang mit mehreren gleichzeitig laufenden Aufgaben
• Hands-on-Mentalität und klare Kommunikation gegenüber internen sowie externen Ansprechpartnern
• Freude an digitalen sowie KI-basierten Tools und an der kontinuierlichen Optimierung von Abläufen

Job Vorteile

• Überdurchschnittliche Karrieremöglichkeiten & Talentförderung
• Junges und innovatives Unternehmen
• Fixe Arbeitsplätze und Co-Working-Space in hellen Räumlichkeiten mit Ruhezonen
• Food & Drinks: frische Früchte & Snacks, Kaffee & Tee
• Birthday Retreat: halber Tag geschenkt
• Fünf Wochen Urlaub
• Unbegrenzter (unbezahlter) Urlaub
• Rocket Friday, Sommer & Winter-Event, Incentive-Reisen
• Ein Unternehmen, das KI als Kernkompetenz behandelt, nicht als IT-Projekt