Office-&Eventmanager/in 100 %

Stiftung Technopark Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stiftung Technopark Zürich sucht eine/n Office- & Eventmanager/in, der/die zentrale Anlaufstelle für Kunden, Partner und Mieter ist. Sie begleiten Veranstaltungen bis 500 Personen von der Anfrage bis zur Abrechnung und sorgen für einen professionellen Ablauf.

Sie vermieten Räume, koordinieren Catering, Technik und weitere Dienstleistungen, arbeiten eng mit Partnern zusammen und organisieren eigene Netzwerk-Events. Wir bieten ein dynamisches Umfeld im Technopark Zürich.

Qualifikationen

• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Kollaborationstools; Erfahrung mit Event-, CRM- oder Buchungssystemen ist von Vorteil.
• Behalten Sie den Überblick, wenn Offerten, Catering und Veranstaltungen zeitgleich laufen.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten; strukturierte, selbständige Arbeitsweise.
• Hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung; Freude an Lösungen und Verantwortung.

Aufgaben

• Du vermietest Veranstaltungsräume und berätst Kunden kompetent und lösungsorientiert; arbeitest mit der eigens entwickelten Eventsoftware.
• Du koordinierst Catering, Technik, Infrastruktur und weitere Leistungen; arbeitest eng mit Partnern zusammen.
• Du planst eigene Netzwerk- und Community-Veranstaltungen und begleitest deren Umsetzung.
• Administrative und organisatorische Aufgaben zur Unterstützung des Office-Betriebs.

Kenntnisse

Organisation

Kundenorientierung

Kommunikation

Teamfähigkeit

Flexibilität

Tools

Eventsoftware

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Als Office-& Eventmanager/Eventmanagerin bist du eine zentrale Anlaufstelle für unsere Kunden, Partnerorganisationen, Mieter und Gäste. Du begleitest Veranstaltungen für bis zu 500 Personen von der ersten Anfrage über die Durchführung bis zur Abrechnung. Im Team sorgst du für einen professionellen und reibungslosen Betrieb.

Deine Hauptaufgaben:

• Du vermietest unsere Veranstaltungsräume und die dazugehörigen Dienstleistungen und berätst unsere Kunden kompetent und lösungsorientiert. Dabei steht dir unsere eigens entwickelte Eventsoftware zur Seite.
• Du koordinierst Details rund um Catering, Technik, Infrastruktur und weitere Veranstaltungsleistungen. Du arbeitest eng mit unseren internen und externen Partnerorganisationen und Dienstleistern zusammen.
• Du planst und organisierst eigene Netzwerk- und Community-Anlässe und begleitest deren Umsetzung.

Weitere Aufgaben:

• Du übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützt einen effizienten Office-Betrieb.
• Du sorgst für einen professionellen Empfang am Front Desk und bist eine kompetente Ansprechperson für Kunden, Mieter, Gäste und telefonische Anfragen.
• Je nach deinen Stärken und Interessen kannst du zusätzliche Aufgaben und Verantwortungsbereiche übernehmen und aktiv mitgestalten.
• Du übernimmst bei Abwesenheiten Stellvertretungen innerhalb des Teams.

Das bringst du mit

• Sicherer Umgang mit modernen digitalen Arbeitsmitteln und Kollaborationstools sowie Offenheit gegenüber neuen Technologien und KI-Anwendungen; Erfahrung mit Event-, CRM- oder Buchungssystemen ist von Vorteil.
• Du behältst auch dann den Überblick, wenn gleichzeitig ein Kunde eine Offerte benötigt, ein Catering kurzfristig angepasst werden muss und wenn am Nachmittag dein geplanter Anlass stattfindet.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, eine strukturierte, selbständige zuverlässige Arbeitsweise sowie ein gutes Verständnis für Zusammenhänge und Abläufe.
• Eine hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie Freude daran, Lösungen zu finden und Verantwortung zu übernehmen.
• Verhandlungsgeschick und ein professionelles, sicheres und sympathisches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
• Eine offene, empathische und kommunikative Persönlichkeit mit Freude am persönlichen Kontakt.
• Teamgeist, Flexibilität und die Bereitschaft, in einem vielseitigen und dynamischen Umfeld mitzudenken und mitzugestalten.

Was bieten wir?

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit viel Eigenständigkeit und Gestaltungsspielraum.
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mitten in einem lebendigen Innovations- und Technologieökosystem.
• Direkten Kontakt zu Start-ups, etablierten Unternehmen, Hochschulen und weiteren spannenden Akteuren aus Wirtschaft und Wissenschaft.
• Kurze Entscheidungswege, eine offene Kommunikation und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.
• Ein kleines, kollegiales und engagiertes Team, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung gelebt werden.
• Moderne Arbeitsmittel und ein Umfeld, das offen für neue Technologien und Arbeitsweisen ist.
• Einen attraktiven Arbeitsplatz im Technopark Zürich mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Verkehr.
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen.