Office Manager mit Buchhaltungserfahrung

Faitron AG; Zürich; Vor Ort; CHF 85.000 - 115.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Faitron AG in Zürich sucht eine engagierte Office Managerin/ einen Office Manager, der/die das Büroalltag-Rundumpaket übernimmt, Administration und Buchhaltung koordiniert und den CEO tatkräftig unterstützt. Die Stelle erfordert tägliche Präsenz am Standort Zürich am Limmatquai.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, 3–5 Jahre Erfahrung in Administration/Office Management und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Organisationstalent, Verlässlichkeit und Diskretion sind zentral.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder Assistenz.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sicher in Wort und Schrift.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eigenständige Arbeitsweise.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Hands-on-Mentalität und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Tools

Aufgaben

• Selbstständige Erledigung administrativer Aufgaben (Korrespondenz, Ablage, Dokumentenmanagement, Datenpflege).
• Organisation des Büros: Bestellungen, Empfang von Gästen, Post, Koordination mit Dienstleistern.
• Unterstützung des CEO bei administrativen Aufgaben und Besorgungen.
• Mitarbeit in der Buchhaltung: Debitoren/Kreditoren, Mahnwesen.
• Ansprechpartner für Treuhandgesellschaft und Kontakt zum Treuhänder.
• Terminkoordination und Vor-/Nachbereitung von Meetings.
• Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft und bei internen Anlässen.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Diskretion

Berufserfahrung 3–5 Jahre

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (KV) oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Über uns

Die Faitron AG ist ein Schweizer Unternehmen mit Sitz mitten in Zürich. Mit unserer Marke HeatsBox – der weltweit ersten smarten, beheizbaren Lunchbox – begeistern wir über 34'000 Kundinnen und Kunden in mehr als 30 Ländern. Wir sind ein kleines, dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsfreiraum.

Deine Rolle

Als Office Manager bist du die gute Seele unseres Büros: Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft, behältst den Überblick über Administration und Buchhaltung und unterstützt unseren CEO tatkräftig im Tagesgeschäft. Die Stelle ist auf Präsenz vor Ort ausgelegt – du arbeitest grundsätzlich täglich in unserem Büro am Limmatquai in Zürich.

Deine Aufgaben

• Selbstständige Erledigung administrativer Aufgaben (Korrespondenz, Ablage, Dokumentenmanagement, Datenpflege)
• Organisation und Betreuung des Büros: Bestellungen, Post, Empfang von Gästen, Koordination mit Dienstleistern
• Unterstützung des CEO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei Besorgungen und Erledigungen
• Mitarbeit in der Buchhaltung: Verbuchung von Debitoren und Kreditoren sowie Mahnwesen
• Ansprechperson für unsere Treuhandgesellschaft und Pflege des Kontakts zum Treuhänder
• Terminkoordination und Vor-/Nachbereitung von Meetings
• Mithilfe bei internen Anlässen und Teamaktivitäten
• Allgemeine Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. KV) oder gleichwertige Qualifikation
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder Assistenz
• Idealerweise Grundkenntnisse in Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren, Mahnwesen)
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine exakte, selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Hands-on-Mentalität: Du packst an, denkst mit und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick
• Sicherer Umgang mit MS Office bzw. gängigen digitalen Tools
• Bereitschaft, täglich vor Ort in unserem Büro in Zürich zu arbeiten