Office Manager:in / Assistenz der Geschäftsleitung (80–100%)

PMP Rechtsanwälte AG; Zürich; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

PMP Rechtsanwälte AG in Zürich-Wiedikon sucht eine Office Manager:in / Assistenz der Geschäftsleitung (80–100%). Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung, Anwält:innen und dem Backoffice zusammen und koordinieren abwechslungsreiche Themen.

Sie bringen Eigeninitiative, Organisationstalent und Verlässlichkeit mit und tragen zur Weiterentwicklung der Kanzlei bei. Sie betreuen HR, Finanzen und Administration, Marketing, IT-Digitalisierung und unterstützen interne Projekte.

Qualifikationen

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer vielseitigen administrativen, organisatorischen oder koordinierenden Funktion
• Gutes Verständnis für Zahlen, administrative Abläufe und Projektarbeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicheren schriftlichen Ausdruck
• Strukturierte, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig zu managen
• Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Interesse an neuen Technologien/ KI
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Verbesserungen umzusetzen

Aufgaben

• HR & Mitarbeitende: Personaladministration, Unterstützung bei Rekrutierungen sowie Ein- und Austritten und Betreuung der Mitarbeitenden
• Finanzen & Administration: Unterstützung bei Rechnungsstellung und Kreditorenwesen sowie Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung
• Marketing & Kommunikation: Betreuung der Website, Unterstützung bei interner/externer Kommunikation sowie Organisation von Kanzlei- und Fachanlässen
• IT & Digitalisierung: First-Level-Support, Koordination mit externem IT-Provider, Unterstützung bei Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsweise – inklusive KI-Tools
• Geschäftsleitung & Verwaltungsrat: organisatorische/administrative Unterstützung sowie Mitarbeit bei internen Projekten
• Kanzleiorganisation: Mitverantwortung für reibungslosen Kanzleialltag und Koordination externer Dienstleister

Kenntnisse

Eigeninitiative

Organisationsstärke

Verlässlichkeit

Selbständigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Office Manager:in / Assistenz der Geschäftsleitung (80–100%)

Organisation, Operations & Kanzleientwicklung

Du organisierst gerne, denkst mit und hast Freude daran, Dinge nicht nur zu verwalten, sondern besser zu machen? Du behältst den Überblick, wenn unterschiedliche Themen gleichzeitig zusammenkommen, und arbeitest gerne selbständig? Dann könnte diese Position zu dir passen.

Die PMP Rechtsanwälte AG

ist eine auf Planer-, Bau- und Immobilienrecht spezialisierte Kanzlei in Zürich. Wir beraten und vertreten institutionelle Bauherrschaften, die öffentliche Hand, Planerbüros, Bauunternehmen sowie Privatpersonen. Dabei verbinden wir einen hohen fachlichen Anspruch mit einer persönlichen und unkomplizierten Zusammenarbeit. Im Rahmen unserer Weiterentwicklung suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit für diese vielseitige Schlüssel-position.

Deine Rolle bei uns

Du bist eine zentrale organisatorische Drehscheibe unserer Kanzlei und arbeitest eng mit der Geschäftsleitung, unseren Anwält:innen und dem Backoffice zusammen. Du koordinierst unterschiedliche Themen, übernimmst Verantwortung und erhältst Einblick in praktisch alle Bereiche des Kanzleibetriebs. Dabei kannst du bestehende Abläufe nicht nur betreuen, sondern eigene Ideen einbringen und unsere Organisation aktiv weiterentwickeln.

• HR & Mitarbeitende: Personaladministration, Unterstützung bei Rekrutierungen sowie Ein- und Austritten und Betreuung unserer Mitarbeitenden
• Finanzen & Administration: Unterstützung bei Rechnungsstellung und Kreditorenwesen sowie Zusammenarbeit mit unserer externen Buchhaltung
• Marketing & Kommunikation: Betreuung unserer Website, Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie Organisation von Kanzlei- und Fachanlässen
• IT & Digitalisierung: First-Level-Support, Koordination mit unserem externen IT-Provider sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsweise – einschliesslich des Einsatzes von KI-Tools
• Geschäftsleitung & Verwaltungsrat: organisatorische und administrative Unterstützung sowie Mitarbeit bei internen Projekten
• Kanzleiorganisation: Mitverantwortung für einen reibungslosen Kanzleialltag und Koordination externer Dienstleister

Wen wir suchen

Du musst nicht in all diesen Bereichen bereits Spezialist:in sein. Wichtiger sind uns Eigeninitiative, Organisationsstärke, Verlässlichkeit und Freude daran, unterschiedliche Themen selbständig voranzubringen.

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einige Jahre Erfahrung in einer vielseitigen administrativen, organisatorischen oder koordinierenden Funktion
• Ein gutes Verständnis für Zahlen, administrative Abläufe und Projektarbeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse und einen sicheren schriftlichen Ausdruck
• Eine strukturierte, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Einen selbstverständlichen Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Interesse an neuen Technologien und KI
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Verbesserungen aktiv umzusetzen

Was dich bei uns erwartet

• Die Position bietet dir viel Gestaltungsspielraum und direkten Einblick in die Führung und Entwicklung einer spezialisierten Anwaltskanzlei.
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselposition
• Viel Selbständigkeit und Raum für eigene Ideen
• Kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Geschäftsleitung
• Die Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten
• Ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen und einen attraktiven Arbeitsplatz in Zürich-Wiedikon

Möchtest du PMP mitgestalten?

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Fragen zur Stelle?

Rechtsanwalt Niklaus Schoch, 043 544 74 44

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