Office Assistant 60% (m/w/d)

Randstad (Schweiz) AG; Zug; Vor Ort; CHF 47.000 - 71.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Randstad (Schweiz) AG sucht eine Teilzeit-Office- und Administrationsassistenz für ca. 6 Monate mit der Option auf Verlängerung. Arbeitszeit: 3 Tage pro Woche (Mittwoch–Freitag).

Aufgaben umfassen Büro- und Materialmanagement, Koordination von Facility Services, Empfang, Finanz- & IT-Support, Post- und Versand sowie Event- und Besuchsorganisation. Sie bringen eine kaufmännische Grundbildung (EFZ) und 2–3 Jahre relevante Berufserfahrung mit, sichern den reibungslosen Ablauf und unterstützen das

Qualifikationen

• Berufserfahrung in Office-Management oder Administration, idealerweise mehrerer Jahre.

Aufgaben

• Büro- & Materialmanagement: Eigenverantwortlicher Einkauf, Lagerhaltung und Nachbestellung von Büromaterialien.
• Facility & Services: Koordination interner Bürodienstleistungen sowie des Facility Managements.
• Empfang & Gastfreundschaft: Herzlicher Empfang und professionelle Betreuung von Besuchern.
• Finanz- & IT-Support: Administrative Unterstützung des Finanzteams, Erstellung und Verfolgung von Bestellungen (POs).
• Post- & Versandabwicklung: Steuerung des Postverkehrs inklusive Paketversand.
• Beschaffung & Lieferantensteuerung: Angebote einholen, Auswahl treffen und Abwicklung.
• Event- & Besuchs-Organisation: Planung von Veranstaltungen, Catering und Hotel-/Restaurantempfehlungen.
• Mitarbeiterservice: Bearbeitung interner Anfragen zügig erledigen.

Kenntnisse

Office Management

Administrative support

Front desk

Vendor coordination

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung (EFZ)

Tools

SAP

Abacus

Jobbeschreibung

Für einen unserer Kunden suchen wir Unterstützung für ca. 6 Monate (mit der Option auf Verlängerung).

Arbeitszeit: Teilzeit (3 Tage pro Woche: Mittwoch bis Freitag)

Aufgabe

• Büro- & Materialmanagement: Eigenverantwortlicher Einkauf, Lagerhaltung und Nachbestellung von Büromaterialien
• Facility & Services: Koordination und Betreuung aller internen Bürodienstleistungen sowie des Facility Managements
• Empfang & Gastfreundschaft: Herzlicher Empfang und professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
• Finanz- & IT-Support: Administrative Unterstützung des Finanzteams, Erstellung und Verfolgung von Bestellungen (POs) sowie Schnittstelle zu IT-Themen
• Post- & Versandabwicklung: Zuverlässige Steuerung des gesamten Postein- und -ausgangs inklusive Paketversand
• Beschaffung & Lieferantensteuerung: Ermittlung von Bürobedarfen, Einholen von Angeboten sowie Auswahl und Abwicklung geeigneter Dienstleistungen und Produkte
• Event- & Besuchs-Organisation: Planung von Veranstaltungen und Meetings (inkl. Catering, Verpflegung sowie Hotel- und Restaurantempfehlungen)
• Mitarbeiterservice: Professionelle und zügige Bearbeitung internen Anfragen und Anliegen

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ) (z. B. Kaufmann/Kauffrau EFZ) oder eine vergleichbare Ausbildung
  
• Mindestens 2?3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (z. B. Office Management, Assistenz, Administration oder Empfang)
  
• Erfahrender Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams); Erfahrung mit ERP- oder Buchhaltungssystemen (z. B. SAP, Abacus) ist von Vorteil
  
• Deutsch: Fliessend, Englisch:Gut