Multi-Site Office & Facilities Manager

SwissSign AG | Swiss Post Digital; Glattbrugg; Hybrid; CHF 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

SwissSign AG / Swiss Post Digital sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. einen erfahrenen Office Manager zur Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen Belangen.

Du koordinierst Kalender, Termine und Reisen und übernimmst die Organisation von Meetings sowie die interne Kommunikation. Zu Deinen Aufgaben gehört das Office- und Facility Management an den Standorten Glattbrugg und Lausanne, inkl.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, strukturierter Arbeitsweise.
• Umgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion.
• Geübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT Tools.
• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination).
• Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen.
• Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation.
• Zentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post.
• Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für Glattbrugg und Lausanne.
• Zentrale Kontaktperson für Vermieter und Dienstleister.
• Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen.
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen.
• Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern.
• Verantwortung für Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien.
• Eigenverantwortliche Kontrolle von Rechnungen und Kreditkartenbelegen.
• Verantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management.

Skills

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Deutsch/Englisch B2

Education

Aus- oder Weiterbildung im passenden Bereich

Tools

Office-Anwendungen

IT-Tools

Job description

SwissSign AG / Swiss Post Digital sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. einen erfahrenen Office Manager zur Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen Belangen.

Du koordinierst Kalender, Termine und Reisen und übernimmst die Organisation von Meetings sowie die interne Kommunikation. Zu Deinen Aufgaben gehört das Office- und Facility Management an den Standorten Glattbrugg und Lausanne, inkl.