Multi-Location Admin & Fleet Coordinator

properti

Zürich

Vor Ort

CHF 65.000 - 90.000

Vollzeit

Vor 3 Tagen

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Zusammenfassung

properti in Zürich sucht eine/n Sachbearbeiter/in Backoffice & Office Management zur Unterstützung des Teams bei zentralen administrativen Aufgaben. Sie sorgen für reibungslose Abläufe an Bürostandorten, Verwaltung von Fahrzeugen, Mietanmeldungen und Backoffice-Prozessen.

Sie arbeiten strukturiert und behalten den Überblick bei mehreren parallelen Aufgaben. Als verlässliche Anlaufstelle betreuen Sie Mitarbeitende und externe Partner professionell.

Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder vergleichbare Ausbildung.
5 Jahre Berufserfahrung im Backoffice/Office Management oder Kundendienst von Vorteil.
Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Französisch- und Englischkenntnisse.
Sichere MS-Office Kenntnisse und digitale Arbeitsmittel.
Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
Hohe Organisationsfähigkeit und Freude an administrativen Aufgaben.
Teamfähigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientierte Denkweise.
Belastbarkeit auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben.

Aufgaben

Bearbeitung und Koordination von Mietanmeldungen
Bearbeitung des zentralen Miete-Postfachs
Organisation und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost
Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung relevanter Dokumente
Unterstützung bei der Organisation unserer Schweizer Bürostandorte
Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
Koordination von Zutritten, Arbeitsplätzen und standortbezogenen Anliegen
Administrative Betreuung unserer Firmenfahrzeuge
Koordination von Fahrzeugübergaben, Services, Reifenwechseln und Reparaturen
Pflege von Fahrzeug-, Vertrags- und Aufgabenübersichten
Unterstützung bei der Bearbeitung von Schadenfällen
Administrative Bearbeitung und Dokumentation von Hinterdurchgeschäften
Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Mitarbeitenden, Interessenten und Partnern
Koordination mit Sales, Backoffice, Finance sowie externen Dienstleistern
Übernahme definierter Ferien- und Abwesenheitsvertretungen
Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse

Kenntnisse

Organisation

Teamfähigkeit

Kommunikation

Kundenservice

Multitasking

Dokumentenmanagement

Ausbildung

EFZ kaufmännische Grundausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung