Operations Assistant

properti; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

properti in Zürich sucht eine/n Sachbearbeiter/in Backoffice & Office Management zur Unterstützung des Teams bei zentralen administrativen Aufgaben. Sie sorgen für reibungslose Abläufe an Bürostandorten, Verwaltung von Fahrzeugen, Mietanmeldungen und Backoffice-Prozessen.

Sie arbeiten strukturiert und behalten den Überblick bei mehreren parallelen Aufgaben. Als verlässliche Anlaufstelle betreuen Sie Mitarbeitende und externe Partner professionell.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder vergleichbare Ausbildung.
• 5 Jahre Berufserfahrung im Backoffice/Office Management oder Kundendienst von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Französisch- und Englischkenntnisse.
• Sichere MS-Office Kenntnisse und digitale Arbeitsmittel.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Organisationsfähigkeit und Freude an administrativen Aufgaben.
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientierte Denkweise.
• Belastbarkeit auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben.

Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination von Mietanmeldungen
• Bearbeitung des zentralen Miete-Postfachs
• Organisation und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost
• Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung relevanter Dokumente
• Unterstützung bei der Organisation unserer Schweizer Bürostandorte
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
• Koordination von Zutritten, Arbeitsplätzen und standortbezogenen Anliegen
• Administrative Betreuung unserer Firmenfahrzeuge
• Koordination von Fahrzeugübergaben, Services, Reifenwechseln und Reparaturen
• Pflege von Fahrzeug-, Vertrags- und Aufgabenübersichten
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Schadenfällen
• Administrative Bearbeitung und Dokumentation von Hinterdurchgeschäften
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Mitarbeitenden, Interessenten und Partnern
• Koordination mit Sales, Backoffice, Finance sowie externen Dienstleistern
• Übernahme definierter Ferien- und Abwesenheitsvertretungen
• Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse

Kenntnisse

Organisation

Teamfähigkeit

Kommunikation

Kundenservice

Multitasking

Dokumentenmanagement

Ausbildung

EFZ kaufmännische Grundausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Job Beschreibung

Als Sachbearbeiter Backoffice & Office Management unterstützt du unser Team bei zentralen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Gemeinsam mit deinem Team stellst du sicher, dass unsere Bürostandorte, Fahrzeuge, Mietanmeldungen und weiteren Backoffice-Prozesse zuverlässig und termingerecht bearbeitet werden.

Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und bist eine verlässliche Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden sowie externe Partner.

Deine Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination von Mietanmeldungen
• Bearbeitung des zentralen Miete-Postfachs
• Organisation und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost
• Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung relevanter Dokumente
• Unterstützung bei der Organisation unserer Schweizer Bürostandorte
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
• Koordination von Zutritten, Arbeitsplätzen und standortbezogenen Anliegen
• Administrative Betreuung unserer Firmenfahrzeuge
• Koordination von Fahrzeugübergaben, Services, Reifenwechseln und Reparaturen
• Pflege von Fahrzeug-, Vertrags- und Aufgabenübersichten
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Schadenfällen
• Administrative Bearbeitung und Dokumentation von Hinterdurchgeschäften
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Mitarbeitenden, Interessenten und Partnern
• Koordination mit Sales, Backoffice, Finance sowie externen Dienstleistern
• Übernahme definierter Ferien- und Abwesenheitsvertretungen
• Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung
• 5 Jahre Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, Kundendienst oder in der Administration von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr Gute Französisch- und Englischkenntnisse
• Italienischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude an administrativen Aufgaben
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und konsequentes Nachfassen
• Dienstleistungsorientiertes und professionelles Auftreten
• Klare und freundliche Kommunikation
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise