Mitarbeiterin / Mitarbeiter Administration - DKF Operations / Departementssekretariat

Unispital Basel; Basel; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Lohnpolitik und hervorrage-

Vergünstigungen in den Bereichen Shop-

Umzugshilfe und Wohnungssuche

25 Ferientage plus 5 Frei- Flexitage

Fort- und Weiterbildungen und Karriere

Campus im Herzen Basels und im Dreil2

Umfassende Kinderbetreuungsmf6glich

Kostenloses Sport- und Bewegungsprog

Job summary

Universitätsspital Basel sucht eine motivierte administrative Assistenz zur Unterstützung des Management Office. Sie arbeiten eigenständig in der Administration, koordinieren Termine, bereiten Teammeetings vor und unterstützen bei Monatsabschlüssen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung, sicherer Umgang mit MS Office, Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in Administration/Koordination.
• Selbstständige Bearbeitung administrativer Aufgaben & Terminmanagement.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personal-, Zeitmanagement- oder ERP-Systemen von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise; gutes Gespür für Fristen und Prioritäten.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Unterstützung des departementalen Management Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Pensumsänderungen und Austritten gemäss bestehenden Checklisten
• Pflege und Aktualisierung der Zeit- und Abwesenheitsdaten inklusive der Durchführung der monatlichen Abschlüsse
• Planung und organisatorische Vorbereitung von Teammeetings, Kaderretraiten, departementalen Veranstaltungen und Teamevents
• Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie bei der Kontierung und administrativen Prüfung eingehender Rechnungen.
• Mitwirkung bei finanziellen Auswertungen und bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Monatsabschlüsse
• Ansprechperson für allgemeine administrative Mitarbeitendenanliegen

Skills

Terminmanagement

MS Office

ERP-Systeme

Strukturierte Arbeitsweise

Teamarbeit

Kundenorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in Administration

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Job description

Das können Sie bewegen

• Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Pensumsänderungen und Austritten gemäss bestehenden Checklisten

• Pflege und Aktualisierung der Zeit- und Abwesenheitsdaten inklusive der Durchführung der monatlichen Abschlüsse
• Planung und organisatorische Vorbereitung von Teammeetings, Kaderretraiten, departementalen Veranstaltungen und Teamevents
• Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie bei der Kontierung und administrativen Prüfung eingehender Rechnungen.
• Mitwirkung bei finanziellen Auswertungen und bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Monatsabschlüsse
• Ansprechperson für allgemeine administrative Mitarbeitendenanliegen

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in der Administration und Koordination

• Erfahrung in der selbstständigen Bearbeitung administrativer Aufgaben sowie im Terminmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personal-, Zeitmanagement- oder ERP-Systemen von Vorteil
• Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Fristen und Prioritäten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Unterstützung eines departementalen Management Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Ihre Benefits am USB

• Attraktive Lohnpolitik und hervorragende Sozialleistungen
• Vergünstigungen in den Bereichen Shopping, Sport und Freizeit
• Unterstützung bei Umzug und Wohnungssuche
• 25 Ferientage plus 5 ebenfalls freie Flexitage
• Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen und Karriereplanung
• Campus im Herzen Basels und im Dreiländereck
• Umfassende Kinderbetreuungsmöglichkeiten
• Kostenloses Sport- und Bewegungsprogramm

Über das USB

Es gibt viele Gründe, zu uns zu kommen: Am USB arbeiten heisst in erster Linie, Teil eines engagierten Teams aus über 7500 Mitarbeitenden aus rund 90 Nationen zu sein. Unser lebhafter Alltag ist geprägt von zukunftsweisender Forschung, Spitzenmedizin und Wissenstransfer auf höchstem Niveau. Dazu kommen eine moderne Unternehmenskultur, Inter-disziplinarität, inspirierende Innovationskraft und vielseitige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Möchten Sie mit uns das Spital der Zukunft gestalten? Dann werden Sie Teil von uns! #TeamUSB