Leiter Sekretariat & Executive Support – Teamführung

Helbling Technik; Wil (SG); Vor Ort; CHF 120.000 - 140.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Eine spannende und abwechslungsreiche 

Führungsposition

Motiviertes Team

Offenes Umfeld mit eingespieltem Team

Interessante und herausfordernde Aufg"

Zentral gelegener Arbeitsort mit ÖV-An

Flache Hierarchien und Weiterbildung

Fortschrittliche Arbeits- und Anstell}

Zusammenfassung

Helbling Technik in Wil sucht eine erfahrene Assistenzpersönlichkeit, die das Sekretariatsteam führt und gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mitarbeitet.

Sie steuern Fakturierung, Reisemanagement, Datenpflege in ERP/CRM, unterstützen Rekrutierung und Messeplanung und fungieren als zentrale Ansprechperson für Geschäftsleitung, Projekte und Partner.

Qualifikationen

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung
• Führung eines kleinen Teams
• Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil

Aufgaben

• Leitung des Sekretariatsteams und Koordination der Teamaufgaben
• Unterstützung der Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden im Tagesgeschäft
• Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle
• Reiseorganisation und Eventorganisation
• ERP- und CRM-Datenpflege
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei Messeplanungen
• Empfang und Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartnern
• Vertrauliche Informationsbearbeitung und souveräner Umgang

Kenntnisse

Führungserfahrung

Teamführung

Organisationsgeschick

Dienstleistungsorientierung

Vertraulichkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office Kenntnisse

ABACUS Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Kenntnisse

ABACUS Kenntnisse

Jobbeschreibung

Für unser Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil mit 110 Mitarbeitenden suchen wir eine erfahrene, dienstleistungsorientierte und engagierte Persönlichkeit. Sie führen unser Sekretariatsteam und arbeiten gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mit.

Tätigkeitsgebiet

Als zentrale Drehscheibe unseres Sekretariats führen und koordinieren Sie das Team und sorgen gemeinsam für einen professionellen und reibungslosen Support unserer Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden.

Sie arbeiten selbst aktiv im operativen Tagesgeschäft mit und übernehmen vielseitige Aufgaben wie Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle, Organisation von Reisen und Anlässen, ERP- und CRM-Datenpflege sowie Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung. Ebenso gehören Empfang und Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartner zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Als erfahrene Assistenzpersönlichkeit unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung und das Management auch bei anspruchsvolleren organisatorischen und administrativen Aufgaben und gehen mit vertraulichen Informationen souverän und diskret um.

In Ihrer Führungsfunktion koordinieren Sie Aufgaben und Ressourcen im Sekretariat, führen Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche und übernehmen gemeinsam mit dem Vorgesetzten Verantwortung bei Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsfragen. Gleichzeitig entwickeln Sie Abläufe pragmatisch weiter und fördern selbständiges und effizientes Arbeiten im Team.

Anforderung

Sie bringen folgende Qualität mit:

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive oder Management Assistant
• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams
• Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil
  
  

Helbling Benefits

• Eine spannende und abwechslungsreiche Führungsposition
• Ein motiviertes, aufgestelltes und kollegiales Team
• Ein offenes Umfeld mit einem eingespielten Team
• Interessante und herausfordernde Aufgabengebiete in einem dynamischen Unternehmen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsort mit guter Anbindung an den ÖV
• Flache Hierarchien und konstante Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fortschrittliche Arbeits- und Anstellungsbedingungen
  
  

Sind Sie interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Bezug auf die gewünschten Fähigkeiten ausschliesslich über unser Bewerberportal.

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