HR & Executive Assistant (80%-100%)

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee; Kloten; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

MS Office Schulungen

Job summary

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee sucht eine erfahrene, selbständige HR-Administration mit Fokus auf französischsprachige Standorte. Du unterstützt die Geschäftsleitung im administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Bereich.

Zu Deinen Aufgaben zählen die HR-Administration, Erstellung von Verträgen, Stammdatenpflege, Payroll-Unterstützung und Bewerbermanagement; du bist Ansprechpartner:in für französischsprachige Mitarbeitende und koordiniierst behördliche

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung.
• Weiterbildung im HR-Bereich, z. B. HR-Assistent:in oder Sachbearbeiter:in Personalwesen.
• Mehrjährige praktische HR-Administrationserfahrung, idealerweise auch Payroll.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Französischkenntnisse stark, Englischkenntnisse gut.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Zahlenaffinität und Detailgenauigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung bei administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles.
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten.
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung.
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen.
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und externen Stellen.
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls.
• Administrative Bewerbermanagement
• Unterstützung französischsprachiger Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitwirkung bei Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung von Geburtstags- und Jubiläumsgeschenken sowie Schlüsselverwaltung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Vertragsprüfung, -bearbeitung und -verwaltung
• Pflege des Vertragswesens und relevanter Fristen
• Koordination rechtlicher Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Themen
• Organisation von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Skills

Analytische Fähigkeiten

Zahlenaffinität

Organisationstalent

Detailgenauigkeit

Diskretion

MS Office

Deutschkenntnisse

Französischkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Grundausbildung

HR-Weiterbildung

Payroll-Erfahrung

Tools

MS Office (Excel, Word, PowerPoint)

Job description

Für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung und unserer HR-Administration suchen wir eine erfahrene, selbständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, hoher Zahlenaffinität und ausgeprägtem Organisationstalent. Eintritt nach Vereinbarung

In dieser vielseitigen Funktion übernimmst Du zentrale Aufgaben innerhalb der HR-Administration, vor allem für unsere franzsösisch sprechenden Standorte, und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsleitung bei administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Themen.

Deine Aufgaben

HR Administration

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer französischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung

Management Support

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Was Dich erwartet

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.

Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung. Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur administriert, sondern mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, präzise arbeitet, Prioritäten setzt und Themen selbständig vorantreibt.