HR Assistenz / Sekretariat (m/w/d) (50-60%)

K. Lee Trading GmbH; Oberengstringen; Vor Ort; CHF 60.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

Die K. Lee Trading GmbH mit Sitz in Zürich sucht eine engagierte HR-Assistentin / Sekretärin zur Unterstützung der Direktion und des Human Resources.

Zu den Aufgaben gehören Personaladministration, Recruiting, Arbeitszeit- und Einsatzplanung sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben. Wir setzen auf Vielfalt und Wertschätzung. Deutsch, Englisch und Offenheit für ostasiatische Kulturen sind willkommen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung
• 2-3 Jahre Berufserfahrung in HR-Administrationsfunktion
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der Microsoft-365-Produkte (Outlook, Word, Excel)
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Affinität zu ostasiatischen Kulturen von Vorteil

Aufgaben

• Pflege und Mutationen von Mitarbeiterstammdaten in der HR-Ablage sowie in ShiftJuggler
• Führung und Ablage von Personaldossiers (physisch und digital)
• Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und weiteren Standarddokumenten nach Vorlagen
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie administrativen HR-Prozessen
• Mithilfe bei der Erstellung von Bestätigungen, Zeugnissen und weiteren HR-Dokumenten
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess
• Erstes Screening eingehender Bewerbungen nach Kriterien
• Koordination von Vorstellungsgesprächen und Probearbeiten
• Kommunikation mit Bewerbenden während des Rekrutierungsprozesses
• Kontrolle von Arbeitszeitkonten und Dienstplänen
• Pflege von Arbeitszeitdaten in Systemen
• Unterstützung bei administrativen Auswertungen und Kontrollen
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzarbeiten
• Organisation und Koordination administrativer Abläufe und Termine
• Unterstützung der Direktion bei administrativen Aufgaben
• Verwaltung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege interner Vorlagen

Kenntnisse

HR Administration

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung (EFZ)

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Die K. Lee Trading GmbH, ein familiengeführtes Unternehmen mit Sitz in Zürich, hat sich auf den Import und Vertrieb koreanischer und japanischer Lebensmittel sowie Kosmetikprodukte spezialisiert. Neben unseren beliebten Shops YumiHana und YumiHana Beauty bauen wir unseren B2B-Bereich gezielt aus und stärken unsere Geschäftsbeziehungen mit Restaurants, Einzelhändlern und weiteren Vertriebspartnern.

Die/Der HR Assistent/in / Sekretär/in unterstützt den Bereich Direktion und Human Resources in sämtlichen administrativen Aufgaben. Die Stelle gewährleistet eine effiziente Personaladministration sowie die organisatorische Unterstützung des Tagesgeschäfts.

Wenn Sie in einem wachsenden Unternehmen arbeiten möchten, das Wert auf kulturelle Vielfalt und Authentizität legt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie uns dabei, unseren Kunden einzigartige Produkte aus Korea und Japan näherzubringen.

Aufgaben

Personaladministration

• Pflege und Mutationen von Mitarbeiterstammdaten in der HR-Ablage sowie in ShiftJuggler (Digitale Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung)
• Führung und Ablage von Personaldossiers (physisch und digital)
• Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und weiteren Standarddokumenten nach vorgegebenen Vorlagen
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie administrativen HR-Prozessen
• Mithilfe bei der Erstellung von Bestätigungen, Zeugnissen und weiteren HR-Dokumenten

Recruiting

• Unterstützung im Rekrutierungsprozess
• Erstes Screening eingehender Bewerbungen nach definierten Kriterien
• Koordination und Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Probearbeiten
• Kommunikation mit Bewerbenden während des Rekrutierungsprozesses

Arbeitszeit- und Einsatzplanung

• Kontrolle von Arbeitszeitkonten und Dienstplänen (Überstunden/-zeiten, Ferien, Krankheitstage und andere Absenzen)
• Unterstützung bei der Pflege von Arbeitszeitdaten in den entsprechenden Systemen
• Mithilfe bei administrativen Auswertungen und Kontrollen

Administrative Unterstützung im Bereich Direktion

• Unterstützung bei der Bearbeitung und Verteilung der allgemein eingehenden Post und E-Mails
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzarbeiten
• Organisation und Koordination administrativer Abläufe und Termine
• Unterstützung der Direktion und weiterer Fachbereiche bei administrativen Aufgaben
• Verwaltung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege interner Vorlagen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung
• 2-3 Jahre Berufserfahrung in HR-Administrationsfunktion
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der Microsoft-365-Produkte (insbesondere Outlook, Word und Excel)
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Affinität zu ostasiatischen Kulturen von Vorteil.

Benefits

• Wir bieten attraktive Mitarbeiterrabatte.