GL-Assistenz & Administration – Gestalten & Organisieren

Deckenbauer AG; Glattbrugg; On-site; CHF 80,000 - 105,000; Full time

Job summary

Die Deckenbauer AG in der Schweiz sucht eine engagierte Sachbearbeiterin/ einen Sachbearbeiter für Administration & GL-Assistenz. Sie betreuen Empfang, Korrespondenz und unterstützen die Geschäftsleitung im Daily Business, behalten den Überblick in einem dynamischen Umfeld und bringen Ideen zur Optimierung unserer administrativen Prozesse ein.

Sie organisieren Termine, buchen Reisen, erstellen Protokolle, bearbeiten Debitorenrechnungen und koordinieren Werkverträge sowie Events.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung in Direktionsassistenz oder Office Management.
• Berufserfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion mit Berührungspunkten zur Geschäftsleitungsassistenz.
• Sehr genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein.
• Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten.
• Schnelle Auffassungsgabe und Prioritäten setzen können.
• Organisationsgeschick und Überblick auch in hektischen Situationen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und serviceorientierte, teamfähige Persönlichkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Betreuung des Empfangs, der Telefonzentrale sowie der ein- und ausgehenden Korrespondenz
• Selbstständige Organisation und Koordination vielfältiger administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung, insbesondere bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben (Reisebuchungen, Terminkoordination, Schreiben von Protokollen etc.)
• Erstellen von Debitorenrechnungen und Bearbeiten von Werkverträgen
• Organisation von Events und Mitarbeitendenanlässen
• Verantwortung für Bestellungen und Koordination von Arbeitskleidung, Büromaterial etc.
• Punktuelle Unterstützung der HR-Abteilung
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung unserer administrativen Abläufe und Prozesse

Skills

Empfangsbetreuung

Administrative Organisation

GL-Unterstützung

Eventorganisation

Büromaterial

HR-Unterstützung

Protokolle

Debitorenrechnungen

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistenz/Office Management Weiterbildung

Job description

Die Deckenbauer AG in der Schweiz sucht eine engagierte Sachbearbeiterin/ einen Sachbearbeiter für Administration & GL-Assistenz. Sie betreuen Empfang, Korrespondenz und unterstützen die Geschäftsleitung im Daily Business, behalten den Überblick in einem dynamischen Umfeld und bringen Ideen zur Optimierung unserer administrativen Prozesse ein.

Sie organisieren Termine, buchen Reisen, erstellen Protokolle, bearbeiten Debitorenrechnungen und koordinieren Werkverträge sowie Events.