Sachbearbeiter/in Administration & GL-Assistenz 100% (w/m/d)

Deckenbauer AG; Glattbrugg; On-site; CHF 80,000 - 105,000; Full time

Job summary

Die Deckenbauer AG in der Schweiz sucht eine engagierte Sachbearbeiterin/ einen Sachbearbeiter für Administration & GL-Assistenz. Sie betreuen Empfang, Korrespondenz und unterstützen die Geschäftsleitung im Daily Business, behalten den Überblick in einem dynamischen Umfeld und bringen Ideen zur Optimierung unserer administrativen Prozesse ein.

Sie organisieren Termine, buchen Reisen, erstellen Protokolle, bearbeiten Debitorenrechnungen und koordinieren Werkverträge sowie Events.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung in Direktionsassistenz oder Office Management.
• Berufserfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion mit Berührungspunkten zur Geschäftsleitungsassistenz.
• Sehr genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein.
• Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten.
• Schnelle Auffassungsgabe und Prioritäten setzen können.
• Organisationsgeschick und Überblick auch in hektischen Situationen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und serviceorientierte, teamfähige Persönlichkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Betreuung des Empfangs, der Telefonzentrale sowie der ein- und ausgehenden Korrespondenz
• Selbstständige Organisation und Koordination vielfältiger administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung, insbesondere bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben (Reisebuchungen, Terminkoordination, Schreiben von Protokollen etc.)
• Erstellen von Debitorenrechnungen und Bearbeiten von Werkverträgen
• Organisation von Events und Mitarbeitendenanlässen
• Verantwortung für Bestellungen und Koordination von Arbeitskleidung, Büromaterial etc.
• Punktuelle Unterstützung der HR-Abteilung
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung unserer administrativen Abläufe und Prozesse

Skills

Empfangsbetreuung

Administrative Organisation

GL-Unterstützung

Eventorganisation

Büromaterial

HR-Unterstützung

Protokolle

Debitorenrechnungen

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistenz/Office Management Weiterbildung

Job description

Seit 2009 steht die Deckenbauer AG für Kompetenz und Qualität im Schweizer Deckenbau. Mit rund 100 Mitarbeitenden und drei Niederlassungen in Zürich, Balsthal und St. Gallen zählen wir heute zu den führenden Unternehmen der Branche und sind schweizweit für unsere Kundinnen und Kunden im Einsatz. Als Spezialistin für die Planung, Montage und den Service hochwertiger Deckensysteme bieten wir ganzheitliche und nachhaltige Lösungen aus einer Hand. Dabei verbinden wir langjährige Erfahrung mit hoher Fachkompetenz und einem konsequenten Qualitätsanspruch. Termintreue, Verlässlichkeit und Kundenzufriedenheit stehen im Zentrum unseres täglichen Handelns.

DEINE MISSION

Als Sachbearbeiter/in Administration & GL-Assistenz übernimmst du eine vielseitige und wichtige Rolle in unserem Unternehmen. Du sorgst gemeinsam mit deinem Team für reibungslose administrative Abläufe, unterstützt die Geschäftsleitung im Daily Business und bist eine zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen. Mit deinem Organisationstalent, deiner selbstständigen Arbeitsweise und deiner Hands-on-Mentalität behältst du auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Dabei bringst du eigene Ideen ein, denkst mit und gestaltest unsere administrativen Prozesse aktiv mit.

WAS DU BEWEGST

• Betreuung des Empfangs, der Telefonzentrale sowie der ein- und ausgehenden Korrespondenz
• Selbstständige Organisation und Koordination vielfältiger administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung, insbesondere bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben (Reisebuchungen, Terminkoordination, Schreiben von Protokollen etc.)
• Erstellen von Debitorenrechnungen und Bearbeiten von Werkverträgen
• Organisation von Events und Mitarbeitendenanlässen
• Verantwortung für Bestellungen und Koordination von Arbeitskleidung, Büromaterial etc.
• Punktuelle Unterstützung der HR-Abteilung
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung unserer administrativen Abläufe und Prozesse

WAS DICH AUSZEICHNET

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung in Direktionsassistenz, Office Management o.Ä.
• Berufserfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion, idealerweise mit Berührungspunkten zur Geschäftsleitungsassistenz
• Sehr genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten
• Schnelle Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu bewahren
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte und teamfähige Persönlichkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

DARAUF KANNST DU DICH FREUEN

Bei uns triffst du auf ein motiviertes Team. Wir denken kreativ, handeln pragmatisch und feiern Erfolge gemeinsam. Dich erwartet ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum, kurzen Entscheidungswegen und einem echten Wir-Gefühl.

• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Gratisparkplätze
• Unterstützung bei Aus- und Weiterbildungen

Bist du motiviert mit uns die Zukunft von morgen in einem wachsenden Unternehmen aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!