Front Office Verwaltungsprofi (80-90%)

Service de l'orientation professionnelle SOPFA - Amt für Berufsberatung BEA; Freiburg; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Part time

Job summary

Das Hochbauamt des Kantons Freiburg sucht eine erfahrene Verwaltungssachbearbeiterin bzw. einen Verwaltungssachbearbeiter zur Unterstützung des Sekretariats und zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im Team.

Sie übernehmen Aufgaben im Empfang, Postbearbeitung, Terminplanung, Aufträgeerfassung, Unterstützung der Mitarbeitenden bei IT-Tools (Microsoft 365, SAP S/4HANA/Axioma) und begleiten Vergabeverfahren.

Qualifications

• Abschluss als Kauffrau/-mann EFZ oder gleichwertige Ausbildung
• 5-jährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Verwaltungsfunktion, Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Lösungsorientierung und kontinuierliche Verbesserung
• versierter Umgang mit MS 365 und IT-Tools, insbesondere SAP S/4HANA und/oder Axioma
• Interesse an Verwaltungsabläufen, Organisation, Sorgfalt und Genauigkeit
• Fähigkeit, neue Geschäftsprozesse schnell zu verstehen
• Teamarbeit und Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
• hervorragende Französischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Deutschkenntnisse

Responsibilities

• den Telefonempfang und den Empfang von Besucherinnen und Besuchern sicherstellen
• eingehende Post bearbeiten und ausgehende Korrespondenz vorbereiten
• den Terminkalender der Amtsleitung verwalten und Besprechungen für den Dienst organisieren
• Aufträge erfassen und nachverfolgen sowie als Ansprechperson für diese Prozesse und die Nutzung der ERP-Anwendung fungieren
• die Mitarbeitenden bei der Nutzung der Tools und Verwaltungsverfahren unterstützen
• die öffentlichen Vergabeverfahren vorbereiten und administrativ begleiten, insbesondere die Unterlagen im Zusammenhang mit Ausschreibungen
• die Nachverfolgung der Dossiers in den Geschäftsverwaltungssystemen sicherstellen
• die Einheitlichkeit der Verwaltungsprozesse innerhalb des Teams gewährleisten
• an der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse mitwirken und zur Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden beitragen
• die Personalverwaltung punktuell unterstützen

Skills

Selbstständigkeit

Eigeninitiative

Lösungsorientierung

Kontinuierliche Verbesserung

Teamfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

Microsoft 365

SAP S/4HANA

Axioma

Job description

Das Hochbauamt des Kantons Freiburg sucht eine erfahrene Verwaltungssachbearbeiterin bzw. einen Verwaltungssachbearbeiter zur Unterstützung des Sekretariats und zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im Team.

Sie übernehmen Aufgaben im Empfang, Postbearbeitung, Terminplanung, Aufträgeerfassung, Unterstützung der Mitarbeitenden bei IT-Tools (Microsoft 365, SAP S/4HANA/Axioma) und begleiten Vergabeverfahren.