Rechtssekretariat & IT-Experte – Öffentliche Verwaltung

Kanton Basel-Stadt Bau- und Verkehrsdepartement; Basel; On-site; CHF 90,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit & Teilzeit

Homeoffice bis zu Vertrauensarbeitsze

Jobsharing

Job summary

Das Generalsekretariat des Kantons Basel-Stadt sucht eine engagierte Unterstützung im Rechts- und Beschaffungsbereich. Sie führen das Sekretariat eigenständig, verfassen Schriftsätze, protokollieren Sitzungen und organisieren Termine.

Sie arbeiten als Poweruser für Microsoft 365 und Axioma, gestalten Prozesse mit und unterstützen die Bereichsleitung bei der Posteingangsbewirtschaftung sowie der Terminkoordination. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sind Voraussetzung.

Qualifications

• Sie verfügen über Erfahrung in einem Sekretariat im Rechtsbereich (öffentliche Verwaltung, Gericht, Advokatur) und sind es gewohnt, selbständig zu arbeiten sowie Arbeitsabläufe und Prozesse einzuhalten.
• Sie sind sattelfest in der Anwendung von IT-Systemen und verfügen über eine hohe IT-Affinität.
• Zudem haben Sie Interesse an der Mitgestaltung der digitalen Transformation und deren Weiterentwicklung.

Responsibilities

• Sekretariat und Administration selbständig führen: Sie erledigen selbständig die administrativen und organisatorischen Aufgaben der Abteilung und haben die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats.
• Verantwortung übernehmen in juristischen Bereichen: Sie verfassen selbständig Briefe, bearbeiten anspruchsvolle Korrespondenz und protokollieren Sitzungen. Sie sind für die formelle Finalisierung von Entscheiden, gerichtlichen Eingaben oder juristischen und politischen Berichten (inkl. Lektorat), die Fristenkontrolle sowie für die Organisation von Terminen, Sitzungen und Augenscheinen zuständig.
• Nutzung von IT-Anwendungen gewährleisten: Sie sind als Poweruser/in der IT-Systeme Hauptansprechperson für die digitalen Applikationen, insbesondere für Microsoft 365 und das kantonale Geschäftsverwaltungssystem Axioma. Sie erstellen und bewirtschaften Vorlagen und Prozesse in den jeweiligen Anwendungen und unterstützen die Mitarbeitenden der Abteilung bei der Anwendung. Sie wirken aktiv bei der digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung mit.
• Bereichsleitung unterstützen: Sie unterstützen die Bereichsleitung durch die Bewirtschaftung von Posteingängen, Vornahme der Terminkoordination sowie Triagierung von Anfragen. Im Weiteren nehmen Sie Abklärungen mit Auftraggebern vor.
• Vertretung Kanzlei Baurekurskommission übernehmen: Sie übernehmen die Kanzleiarbeit der Baurekurskommission (richterliche Behörde in Bausachen) in Vertretung bei Abwesenheiten der zuständigen Mitarbeiterin.

Skills

Sekretariat im Rechtsbereich

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig

Tools

Microsoft 365

Axioma

Job description

Das Generalsekretariat des Kantons Basel-Stadt sucht eine engagierte Unterstützung im Rechts- und Beschaffungsbereich. Sie führen das Sekretariat eigenständig, verfassen Schriftsätze, protokollieren Sitzungen und organisieren Termine.

Sie arbeiten als Poweruser für Microsoft 365 und Axioma, gestalten Prozesse mit und unterstützen die Bereichsleitung bei der Posteingangsbewirtschaftung sowie der Terminkoordination. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sind Voraussetzung.