FM Admin Support Coordinator / Réceptionist - sur site

more-jobs; Boudry; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Évolution professionnelle

Salaire conforme au marché

Esprit d'équipe et écoute personnelle

Zusammenfassung

Apleona Schweiz AG recherche un coordinateur d’assistance administrative et réception sur site. Vous travaillerez sur le campus suisse, couvrant la réception et le support administratif du responsable de site et des managers.

Le poste exige 3 ans d’expérience en réception, une maîtrise parfaite du français et des connaissances souhaitables en allemand et anglais. Vous serez amené à gérer les factures, les commandes et l’archivage, dans un cadre orienté processus et qualité.

Qualifikationen

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (hôtellerie, vente).
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception.
• Maîtrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit.
• Idéalement maîtrise de l'allemand et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative.

Aufgaben

• Réception (40 %) : assurer la couverture des horaires d'ouverture 07h30–18h00, coordonner les demandes du client avec l'équipe et les projets sur le campus.
• Administration (60 %) : support administratif du responsable de site et des managers, gestion des flux de factures (ELO), des offres et des commandes, suivi des tickets et entretien de Navision.
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour les dossiers liés aux activités et services, notamment en cas d’audit.

Kenntnisse

Français courant

Allemand

Anglais

Esprit d'équipe

MS Office

Ausbildung

Formation commerciale

Tools

Navision

ELO

SharePoint

Jobbeschreibung

FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l’un des prestataires multiservices leaders du marché suisse.
Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier.

FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Tâches
Reception (40%):

• En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus

Administration (60%):

• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux)
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit

Exigences

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente)
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance
• Compétent et prévenant
• Disponibilité à travailler sur site

Pourquoi Apleona

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime

Prestations

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnels et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime

• Apleona Schweiz AG
  Ebnatstrasse 91a
  8200 Schaffhausen

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