FM Admin Support Coordinator / Réceptionist - sur site

Apleona Schweiz AG; Boudry; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Apleona Schweiz AG propose un poste de Coordinateur Administratif et Réception sur site sur le campus suisse. Le rôle combine l’accueil et le support administratif avec une forte interaction entre les services et les clients.

Vous assurerez la couverture de la réception, la coordination des demandes, la gestion des factures et des commandes via ELO et Navision, ainsi que l’archivage sur SharePoint. Maîtrise du français indispensable, des connaissances en allemand et anglais souhaitées.

Qualifikationen

• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit.
• Expérience professionnelle minimale de 3 ans dans le domaine de la réception.
• Formation commerciale ou équivalent dans le domaine du front (hôtellerie, vente).

Aufgaben

• Réception (40%): couverture des horaires 07h30–18h00 et coordination des demandes du client avec l’équipe et les projets.
• Administration (60%): soutien administratif du responsable de site et des managers; gestion des factures (ELO), des offres, des commandes et consolidation mensuelle.
• Suivi des tickets et maintenance dans Navision et archivage/SharePoint pour les dossiers des activités et services.
• Respect des délais et mise à jour des tableaux de bord et auditabilité.

Kenntnisse

Français

Allemand

Anglais

MS Office

ERP systèmes

Ausbildung

Formation commerciale

Tools

MS Office

ERP systèmes

Jobbeschreibung

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l’un des prestataires multiservices leaders du marché suisse. www.apleona.ch Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier. www.apleona.com

FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Tâches

Réception (40%):

• En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus

Administration (60%):

• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux)
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit

Exigences

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente)
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l'anglais, à l’oral et à l’écrit
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance
• Compétent et prévenant
• Disponibilité à travailler sur site

Pourquoi Apleona

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime

Prestations

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnels et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idéesNous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime