FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Jobup; Boudry; Vor Ort; CHF 60.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Apleona Suisse SA, présent sur 14 sites en Suisse, recherche un(e) FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) sur site pour assurer l'accueil et le soutien administratif sur le site. Vous couvrirez 07h30 à 18h00, gérerez les requêtes clients et les flux de factures en Navision, et collaborerez avec les équipes pour les operations et les audits.

Profil: minimum 3 ans en réception, Français parfait, allemand/anglais souhaité, maîtrise MS Office et ERP Navision; poste exige disponibilité

Qualifikationen

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l'anglais, à l’oral et à l’écrit
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance
• Compétent et prévenant
• Disponibilité à travailler sur site

Aufgaben

• Reception (40%): couverture des horaires d’ouverture 07h30 à 18h00 et coordination des demandes client avec l’équipe et les projets sur le campus
• Administration (60%): support administratif du responsable de site et des managers, gestion des flux de factures (ELO), des offres et des commandes, consolidation mensuelle
• Suivi des tickets et anticipation des maintenances dans Navision et mise à jour des tableaux
• Structuration de l’archivage/Sharepoint pour les dossiers liés aux activités/ Services, notamment en cas d’audit

Kenntnisse

Français courant

Anglais/Allemand

Esprit d'équipe

Orientation service client

Ausbildung

Apprentissage pro domaine commercial

Tools

Navision

MS Office

Jobbeschreibung

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l’un des prestataires multiservices leaders du marché suisse.
www.apleona.ch
Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier.
www.apleona.com

FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Tâches

Reception (40%):

• En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus

Administration (60%):

• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux)
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit

Exigences

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente)
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l'anglais, à l'oral et à l’écrit
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance
• Compétent et prévenant
• Disponibilité à travailler sur site

Pourquoi Apleona

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime

Prestations

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnels et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime