Fachspezialist Studienadministration – Prozessgestaltung

Master in Integrated Building Systems ETH Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Teilzeit

Zusammenfassung

ETH Zürich sucht eine engagierte Fachspezialist:in Studienadministration für zwei Jahre befristet in Voll- oder Teilzeit (80%). Sie arbeiten im Team der Studienadministration und bearbeiten Gesuche für Ausnahmeregelungen, klären Sachverhalte und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor.

Sie pflegen Daten in Systemen, koordinieren Fristen und arbeiten eng mit Lehrstufen sowie Beratungsstellen zusammen. Sie unterstützen Leitung und Team administrativ, planen Sitzungen und Nachbereitung von Maßnahmen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene tertiäre Ausbildung erforderlich.
• Erfahrung in öffentlicher Verwaltung, Hochschulumfeld oder Dossier-Bearbeitung wünschenswert.
• Sorgfältige, strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.
• Kommunikation klar und adressatengerecht, Deutsch und Englisch fließend.
• HoheIT-Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Anwendungen.

Aufgaben

• Bearbeiten von Gesuchen für Ausnahmeregelungen; Sachverhalte klären, Anträge bearbeiten, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
• Erste Anlaufstelle für Team und Studienadministration; klare, verständliche Kommunikation auch in komplexen Fällen.
• Relevante Daten in Systemen pflegen; Fristen zuverlässig einhalten.
• Zusammenarbeit mit Beratungsstellen, Studiengängen und weiteren Ansprechpersonen der ETH Zürich.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung und des Leitungsteams; Sitzungen planen und protokollieren.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen; Verbesserung von Gesuchsverfahren.

Kenntnisse

Ausbildung tertiärstufe

Verwaltungserfahrung

Sorgfalt

Strukturierte Arbeitsweise

Eigenständigkeit

Kunden- bzw. Aufgabenorientierung

Kommunikationsstärke

Englischkenntnisse

IT-Affinität

Ausbildung

Universitäre FH-Ausbildung im Verwaltungsbereich

Jobbeschreibung

ETH Zürich sucht eine engagierte Fachspezialist:in Studienadministration für zwei Jahre befristet in Voll- oder Teilzeit (80%). Sie arbeiten im Team der Studienadministration und bearbeiten Gesuche für Ausnahmeregelungen, klären Sachverhalte und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor.

Sie pflegen Daten in Systemen, koordinieren Fristen und arbeiten eng mit Lehrstufen sowie Beratungsstellen zusammen. Sie unterstützen Leitung und Team administrativ, planen Sitzungen und Nachbereitung von Maßnahmen.