Fachspezialist:in Studienadministration (m/w/d) 80%

ETH Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 80.000 - 110.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Abwechslungsreiche Tätigkeit

Renommiertes Hochschulumfeld

Engagiertes Team

Attraktive Arbeitsbedingungen

Zusammenfassung

ETH Zürich sucht per 1. Dezember 2026 eine engagierte Fachspezialist:in Studienadministration für eine befristete Zweijahresstelle.

Sie arbeiten im Team der Studienadministration und bearbeiten Gesuche für Ausnahmeregelungen, klären Sachverhalte und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor. Zu Ihren Aufgaben gehören auch die Anlaufstelle für das Team, fristgerechte Datenpflege in den Systemen, Koordination mit Beratungsstellen und Studiengängen sowie organisatorische Unterstützung der Leitung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung auf Tertiärstufe (Uni, FH, HF oder ähnliches).
• Sehr sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
• Lösungsorientiertes Vorgehen bei Aufgaben.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen persönlichen und medizinischen Informationen.
• Stilsichere, klare Kommunikation.
• Teamfähigkeit und Zusammenarbeit mit Fachstellen innerhalb der ETH Zürich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; weitere Landessprachen von Vorteil.
• Hohe IT-Affinität und Einarbeitung in neue Applikationen.

Aufgaben

• Gesuche für Ausnahmeregelungen prüfen und Sachverhalte vorbereiten.
• Anlaufstelle für Team und Studienadministration, Kommunikation sicherstellen.
• Daten in relevanten Systemen pflegen und Fristen einhalten.
• Zusammenarbeit mit Beratungsstellen, Studiengängen und Ansprechpersonen.
• Leitung und Leitungsteam administrativ unterstützen; Organisation von Sitzungen und Nachbereitung.
• Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen, Gesuchsverfahren optimieren.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigenständigkeit

Sorgfalt

Kommunikation

IT-Affinität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene tertiäre Ausbildung (Uni/FH/HF)

Jobbeschreibung

An der ETH Zürich studieren über 20'000 Studierende auf Bachelor- und Masterstufe oder sind als Hörerinnen und Hörer eingeschrieben. Die Abteilung Akademische Dienste schafft die administrativen Grundvoraussetzungen für die Lehre und verantwortet zentrale Prozesse des Lehrbetriebs für die gesamte ETH Zürich.

Der Bereich Studienadministration ist Teil der Akademischen Dienste und begleitet Studierende vor und während des Studiums in administrativen Belangen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als Fachspezialist:in Studienadministration. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet.

Stellenbeschreibung

• Sie sind Teil des Teams, welches sich um die Gesuche für Ausnahmeregelungen kümmert. Sie klären Sachverhalte sorgfältig ab, bearbeiten die Anträge und bereiten die entsprechenden Entscheidungsgrundlagen vor.
• Sie sind erste Anlaufstelle für Ihr Team und die Studienadministration bei Anfragen zu laufenden oder früheren Gesuchen- dabei behalten Sie auch bei komplexen Fällen den Überblick und sorgen für eine klare, verständliche Kommunikation.
• Sie pflegen die relevanten Daten in den entsprechenden Systemen und stellen sicher, dass Fristen zuverlässig eingehalten werden.
• Sie arbeiten zusammen mit den zuständigen Beratungsstellen, den Studienadministrationen der Studiengänge sowie weiteren Ansprechpersonen innerhalb der ETH Zürich.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Leitung und das Leitungsteam der Studienadministration administrativ und organisatorisch. Bei der Organisation von Sitzungen und Anlässen übernehmen Sie die Planung, Koordination und Nachbereitung - von der Terminfindung über die Protokollführung bis hin zur Umsetzung vereinbarter Massnahmen.
• Sie wirken aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen mit, bringen eigene Ideen ein und tragen dazu bei, dass Gesuchsverfahren laufend optimiert werden.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung auf Tertiärstufe (Uni, FH, HF oder ähnliches) und bringen idealerweise Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung, im Hochschulumfeld oder in der Dossier-Bearbeitung mit.
• Sie arbeiten sehr sorgfältig, strukturiert und eigenständig.
• Sie gehen Aufgaben lösungsorientiert an.
• Sie gehen professionell mit sensiblen persönlichen und medizinischen Informationen um.
• Sie kommunizieren stilsicher, klar und adressatengerecht.
• Sie schätzen den Austausch im Team sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachstellen innerhalb der ETH Zürich.
• Neben ausgezeichneten Deutschkenntnissen verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse. Kenntnisse weiterer Landessprachen sind von Vorteil.
• Eine hohe IT-Affinität sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Applikationen und digitale Prozesse einzuarbeiten, runden Ihr Profil ab.

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit klarem Zuständigkeitsbereich, eingebettet in ein lebendiges Hochschulumfeld mit wechselnden und spannenden Herausforderungen.
• Einen Arbeitsplatz an einer der renommiertesten Hochschulen der Welt.
• Ein engagiertes und motiviertes Team.
• Attraktive Arbeitsbedingungen.

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Für Auskünfte steht Ihnen die Leiterin Studienadministration, Stefanie Knill ([e-mail]), gerne bis zum Bewerbungsschluss am 14. September 2026 zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.