Fachspezialistin Studienadministration (m/w/d)

Master in Integrated Building Systems ETH Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Teilzeit

Zusammenfassung

ETH Zürich sucht eine engagierte Fachspezialist:in Studienadministration für zwei Jahre befristet in Voll- oder Teilzeit (80%). Sie arbeiten im Team der Studienadministration und bearbeiten Gesuche für Ausnahmeregelungen, klären Sachverhalte und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor.

Sie pflegen Daten in Systemen, koordinieren Fristen und arbeiten eng mit Lehrstufen sowie Beratungsstellen zusammen. Sie unterstützen Leitung und Team administrativ, planen Sitzungen und Nachbereitung von Maßnahmen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene tertiäre Ausbildung erforderlich.
• Erfahrung in öffentlicher Verwaltung, Hochschulumfeld oder Dossier-Bearbeitung wünschenswert.
• Sorgfältige, strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.
• Kommunikation klar und adressatengerecht, Deutsch und Englisch fließend.
• HoheIT-Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Anwendungen.

Aufgaben

• Bearbeiten von Gesuchen für Ausnahmeregelungen; Sachverhalte klären, Anträge bearbeiten, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
• Erste Anlaufstelle für Team und Studienadministration; klare, verständliche Kommunikation auch in komplexen Fällen.
• Relevante Daten in Systemen pflegen; Fristen zuverlässig einhalten.
• Zusammenarbeit mit Beratungsstellen, Studiengängen und weiteren Ansprechpersonen der ETH Zürich.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung und des Leitungsteams; Sitzungen planen und protokollieren.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen; Verbesserung von Gesuchsverfahren.

Kenntnisse

Ausbildung tertiärstufe

Verwaltungserfahrung

Sorgfalt

Strukturierte Arbeitsweise

Eigenständigkeit

Kunden- bzw. Aufgabenorientierung

Kommunikationsstärke

Englischkenntnisse

IT-Affinität

Ausbildung

Universitäre FH-Ausbildung im Verwaltungsbereich

Jobbeschreibung

80%, Zürich, befristet

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An der ETH Zürich studieren über 20'000 Studierende auf Bachelor- und Masterstufe oder sind als Hörerinnen und Hörer eingeschrieben. Die Abteilung Akademische Dienste schafft die administrativen Grundvoraussetzungen für die Lehre und verantwortet zentrale Prozesse des Lehrbetriebs für die gesamte ETH Zürich.

Der Bereich Studienadministration ist Teil der Akademischen Dienste und begleitet Studierende vor und während des Studiums in administrativen Belangen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als Fachspezialist:in Studienadministration. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet.

Stellenbeschreibung

• Sie sind Teil des Teams, welches sich um die Gesuche für Ausnahmeregelungen kümmert. Sie klären Sachverhalte sorgfältig ab, bearbeiten die Anträge und bereiten die entsprechenden Entscheidungsgrundlagen vor.
• Sie sind erste Anlaufstelle für Ihr Team und die Studienadministration bei Anfragen zu laufenden oder früheren Gesuchen– dabei behalten Sie auch bei komplexen Fällen den Überblick und sorgen für eine klare, verständliche Kommunikation.
• Sie pflegen die relevanten Daten in den entsprechenden Systemen und stellen sicher, dass Fristen zuverlässig eingehalten werden.
• Sie arbeiten zusammen mit den zuständigen Beratungsstellen, den Studienadministrationen der Studiengänge sowie weiteren Ansprechpersonen innerhalb der ETH Zürich.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Leitung und das Leitungsteam der Studienadministration administrativ und organisatorisch. Bei der Organisation von Sitzungen und Anlässen übernehmen Sie die Planung, Koordination und Nachbereitung – von der Terminfindung über die Protokollführung bis hin zur Umsetzung vereinbarter Massnahmen.
• Sie wirken aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen mit, bringen eigene Ideen ein und tragen dazu bei, dass Gesuchsverfahren laufend optimiert werden.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung auf Tertiärstufe (Uni, FH, HF oder ähnliches) und bringen idealerweise Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung, im Hochschulumfeld oder in der Dossier-Bearbeitung mit.
• Sie arbeiten sehr sorgfältig, strukturiert und eigenständig.
• Sie gehen Aufgaben lösungsorientiert an.
• Sie gehen professionell mit sensiblen persönlichen und medizinischen Informationen um.
• Sie kommunizieren stilsicher, klar und adressatengerecht.
• Sie schätzen den Austausch im Team sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachstellen innerhalb der ETH Zürich.
• Neben ausgezeichneten Deutschkenntnissen verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse. Kenntnisse weiterer Landessprachen sind von Vorteil.
• Eine hohe IT-Affinität sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Applikationen und digitale Prozesse einzuarbeiten, runden Ihr Profil ab.

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit klarem Zuständigkeitsbereich, eingebettet in ein lebendiges Hochschulumfeld mit wechselnden und spannenden Herausforderungen.
• Einen Arbeitsplatz an einer der renommiertesten Hochschulen der Welt.
• Ein engagiertes und motiviertes Team.
• Attraktive Arbeitsbedingungen.

Diversity und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.