Fachspezialist/-in Administration

Bundeskanzlei BK; Bern; On-site; CHF 70,000 - 98,000; Full time

Job summary

Die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) in Bern sucht eine engagierte Sekretariats- und Verwaltungsuntersttzung. Sie bearbeiten eigenverantwortlich vielseitige administrative Aufgaben in Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration – haupts8fentlich in deutscher Sprache.

Sie fungieren als zentrale Drehscheibe, koordinieren Termine, Korrespondenz und Pendenzen, wirken bei Prozessoptimierung und Qualitätssicherung mit und unterstützen den operativen Betrieb.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
• Hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen sowie versierter Umgang mit MS Office; Kenntnisse von GEVER/Acta Nova sind ein Plus
• Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Vertrauenswürdige, dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration hauptsächlich in deutscher Sprache
• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen
• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, der Qualitätssicherung und der Unterstützung des operativen Betriebs
• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage und eines reibungslosen Informationsflusses

Skills

Organisation

Koordination

Kommunikation

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

GEVER/Acta Nova

Job description

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in den Bereichen Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration hauptsächlich in deutscher Sprache
• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen
• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, der Qualitätssicherung und der Unterstützung des operativen Betriebs
• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage und eines reibungslosen Informationsflusses

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
• Hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen sowie versierter Umgang mit MS Office; Kenntnisse von GEVER/Acta Nova sind ein Plus
• Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Vertrauenswürdige, dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen

Auf den Punkt gebracht

• Sind Sie ein Organisationstalent mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung? Lieben Sie es, die Fäden zusammenzuhalten, Prioritäten zu koordinieren und verschiedene Anspruchsgruppen zu unterstützen? Dann sind Sie bei der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS) genau richtig. In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung Dienste und Sekretariat, den Beauftragten DVS sowie die Fachbereiche und tragen wesentlich zu einer effizienten und reibungslosen Zusammenarbeit bei
• Sind Sie ein Organisationstalent mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung? Lieben Sie es, die Fäden zusammenzuhalten, Prioritäten zu koordinieren und verschiedene Anspruchsgruppen zu unterstützen? Dann sind Sie bei der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS) genau richtig. In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung Dienste und Sekretariat, den Beauftragten DVS sowie die Fachbereiche und tragen wesentlich zu einer effizienten und reibungslosen Zusammenarbeit bei
• Das Generalsekretariat EFD (GS-EFD) ist das zentrale Stabsorgan des Departements mit den Kernbereichen Stab, Kommunikation, Ressourcen, Rechtsdienst, Digitalisierung/IKT und dem Bereich der Delegierten für Mehrsprachigkeit des Bundes sowie der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS). Die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) ist dem Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD) angegliedert. Die DVS koordiniert und steuert die digitale Transformation zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden, entwickelt die Strategie für die digitale Verwaltung und engagiert sich beim Ausbau der Basisdienste sowie beim Verbreiten von elektronischen Dienstleistungen. Sie fördert die Standardisierung und die Harmonisierung von technischen sowie fachlichen Prozessen, setzt dazu Arbeits- und Fachgruppen ein, in denen Fachleute aus der Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft sowie Zivilgesellschaft mitarbeiten und vernetzt sich mit verwandten Organisationen. Weiterführende Informationen finden Sie unter www.digitale-verwaltung-schweiz.ch

Arbeiten für die Schweiz

• Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung
• B8E1D8Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein
• Gelebte Vielfalt
• Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein