Fachspezialist/-in Administration DVS

Admin; Bern; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Admin sucht eine engagierte administrative Fachkraft zur eigenverantwortlichen Bearbeitung vielseitiger Aufgaben in Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle und koordinieren Termine, Korrespondenz sowie Pendenzen.

Mit Ihrer mehrjährigen Erfahrung in Assistenz und Verwaltung sowie sicherem Umgang mit MS Office und GEVER/Acta Nova unterstützen Sie Prozesse, Meetings und Dokumentenablage, arbeiten selbstständig und überzeugen

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in Assistenz-/Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion.
• Hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen sowie sicherer Umgang mit MS Office; GEVER/Acta Nova ist ein Plus.
• Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise und Prioritätensetzung.
• Vertrauenswürdige, dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit Teamfähigkeit und Flexibilität.
• Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in Deutsch.
• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen.
• Aktive Mitwirkung bei Prozessoptimierung, Qualitätssicherung und operativem Betrieb.
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Unterlagen, Präsentationen und Protokolle.
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage und reibungslosen Informationsfluss.

Skills

Organisationstalent

Zweisprachigkeit

MS Office

Digitalisierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

GEVER/Acta Nova

Job description

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in den Bereichen Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration hauptsächlich in deutscher Sprache
• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen
• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, der Qualitätssicherung und der Unterstützung des operativen Betriebs
• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage und eines reibungslosen Informationsflusses

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
• Hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen sowie versierter Umgang mit MS Office; Kenntnisse von GEVER/Acta Nova sind ein Plus
• Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Vertrauenswürdige, dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen

Das bieten wir

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Das Generalsekretariat EFD (GS-EFD) ist das zentrale Stabsorgan des Departements mit den Kernbereichen Stab, Kommunikation, Ressourcen, Rechtsdienst, Digitalisierung/IKT und dem Bereich der Delegierten für Mehrsprachigkeit des Bundes sowie der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS). Die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) ist dem Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD) angegliedert. Die DVS koordiniert und steuert die digitale Transformation zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden, entwickelt die Strategie für die digitale Verwaltung und engagiert sich beim Ausbau der Basisdienste sowie beim Verbreiten von elektronischen Dienstleistungen. Sie fördert die Standardisierung und die Harmonisierung von technischen sowie fachlichen Prozessen, setzt dazu Arbeits- und Fachgruppen ein, in denen Fachleute aus der Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft sowie Zivilgesellschaft mitarbeiten und vernetzt sich mit verwandten Organisationen. Weiterführende Informationen finden Sie unter www.digitale-verwaltung-schweiz.ch.