Fachspezialist/-in Administration DVS

General Secretariat GS-FDF; Bern; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeiten für die Schweiz

Gelebte Vielfalt

Gesund am Arbeitsplatz

Job summary

Das Generalsekretariat GS-FDF in Bern sucht eine organisationstarke Assistenz mit Erfahrung in Verwaltung und Koordination. Sie arbeiten eigenverantwortlich in den Bereichen Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration, überwiegend auf Deutsch.

Als Drehscheibenfunktion koordinieren Sie Termine, Korrespondenz und Pendenzen, unterstützen den operativen Betrieb und arbeiten aktiv an Prozessoptimierungen mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion.
• Hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen sowie versierter Umgang mit MS Office; GEVER/Acta Nova sind ein Plus.
• Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise und Prioritätensetzung.
• Vertrauenswürdige, dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration, hauptsächlich in deutscher Sprache.
• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen.
• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, Qualitätssicherung und Unterstützung des operativen Betriebs.
• Mithilfe bei Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen.
• Mitarbeit bei strukturierter Dokumentenablage und reibungslosem Informationsfluss.

Skills

MS Office

Organisationstalent

Digitale Kompetenzen

Zweisprachigkeit

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

GEVER/Acta Nova

Job description

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in den Bereichen Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration hauptsächlich in deutscher Sprache


• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen


• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, der Qualitätssicherung und der Unterstützung des operativen Betriebs


• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen


• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage und eines reibungslosen Informationsflusses

Bern, Schweiz | 80-100%

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vielfältiger administrativer Aufgaben in den Bereichen Organisation, Informationsmanagement, Beschaffung und Administration hauptsächlich in deutscher Sprache


• Drehscheibenfunktion als zentrale Anlaufstelle sowie Koordination von Terminen, Korrespondenz und Pendenzen


• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, der Qualitätssicherung und der Unterstützung des operativen Betriebs


• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen


• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage und eines reibungslosen Informationsflusses

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion


• Hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen sowie versierter Umgang mit MS Office; Kenntnisse von GEVER/Acta Nova sind ein Plus


• Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen


• Vertrauenswürdige, dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit hoher Teamfähigkeit und Flexibilität


• Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen

Sind Sie ein Organisationstalent mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung? Lieben Sie es, die Fäden zusammenzuhalten, Prioritäten zu koordinieren und verschiedene Anspruchsgruppen zu unterstützen? Dann sind Sie bei der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS) genau richtig. In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung Dienste und Sekretariat, den Beauftragten DVS sowie die Fachbereiche und tragen wesentlich zu einer effizienten und reibungslosen Zusammenarbeit bei.

Das bieten wir

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.


• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.


• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Alle Benefits

Das Generalsekretariat EFD (GS-EFD) ist das zentrale Stabsorgan des Departements mit den Kernbereichen Stab, Kommunikation, Ressourcen, Rechtsdienst, Digitalisierung/IKT und dem Bereich der Delegierten für Mehrsprachigkeit des Bundes sowie der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS). Die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) ist dem Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD) angegliedert. Die DVS koordiniert und steuert die digitale Transformation zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden, entwickelt die Strategie für die digitale Verwaltung und engagiert sich beim Ausbau der Basisdienste sowie beim Verbreiten von elektronischen Dienstleistungen. Sie fördert die Standardisierung und die Harmonisierung von technischen sowie fachlichen Prozessen, setzt dazu Arbeits- und Fachgruppen ein, in denen Fachleute aus der Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft sowie Zivilgesellschaft mitarbeiten und vernetzt sich mit verwandten Organisationen. Weiterführende Informationen finden Sie unter www.digitale-verwaltung-schweiz.ch.

Fragen zur Stelle

Monika Reber

Leiterin Dienste & Sekretariat DVS [phone]