Executive Assistenz & Admin-Operations (Home Office)

Edl Consulting AG; Winterthur; Hybrid; CHF 95.000 - 125.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

40-Stunden-Woche

Home-Office bis zu 2 Tage/Woche

Personalrestaurant

Gratisparkplätze

Moderne Infrastruktur

Internationales Umfeld

Zusammenfassung

Daimler Buses Schweiz sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die CEO, CFO sowie Sales/After-Sales unterstützt. Du übernimmst selbständig organisatorische und kaufmännische Aufgaben, koordinierst Termine, Reisen, Meetings und sorgst für eine strukturierte Dokumentenablage in SharePoint.

Du kommunizierst zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern, bringst Datenschutz- und Audit-Themen voran und unterstützt bei Vertragsmanagement sowie Event-Organisationen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenz- oder Sachbearbeitungsfunktion.
• Gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitung.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise.
• Diskretion, Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
• Gute Deutschkenntnisse; Englisch/Französisch/Italienisch von Vorteil, Datenschutz-ISO-IKS-Erfahrung.

Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie Sales/After-Sales.
• Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben.
• Verantwortung für interne Services und Prozesse, u.a. rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management und Abrechnungen.
• Planung, Vorbereitung und Archivierung von Sitzungen; Protokollführung wird zukünftig KI-gestützt.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inkl. Raumvorbereitung.
• Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen.
• Aufbereitung von Präsentationen und Daten, Dokumentenablage in SharePoint.
• Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Vertragsmanagement, Stammdatenpflege und bereichsübergreifenden Projekten.
• Empfang, Gästebetreuung, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben.
• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf; Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO- und Audit-Themen.

Kenntnisse

Terminorganisation

Office Management

Travel Management

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent

Tools

SharePoint

MS Office

Jobbeschreibung

Daimler Buses Schweiz sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die CEO, CFO sowie Sales/After-Sales unterstützt. Du übernimmst selbständig organisatorische und kaufmännische Aufgaben, koordinierst Termine, Reisen, Meetings und sorgst für eine strukturierte Dokumentenablage in SharePoint.

Du kommunizierst zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern, bringst Datenschutz- und Audit-Themen voran und unterstützt bei Vertragsmanagement sowie Event-Organisationen.