Executive Assistant & Admin Specialist – 2 Tage Home Office

Edl Consulting AG; Uster; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

40-Stunden-Woche

5 Wochen Ferien

Home-Office möglich

Personalrestaurant

Gratisparkplätze

Moderne Infrastruktur

Gestaltungsspielraum

Zusammenfassung

Daimler Buses Schweiz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur eigenständigen Organisation und administrativen Unterstützung des CEO, CFO sowie der Bereiche Sales und After-Sales. Sie koordinieren Termine, Travel Management, Reisekostenabrechnungen und bereiten Präsentationen vor; enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern gehört dazu.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, sehr gute

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung abgeschlossen; ideal Weiterbildungen im Assistenzbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenz- oder Sachbearbeitungsfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitung.
• Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und sorgfältige Arbeitsweise.
• Diskretion, Kommunikationsstärke sowie professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
• Stilsicheres Deutsch; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil; Französisch/Italienisch von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in Datenschutz; idealerweise ISO/IKS.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; SharePoint von Vorteil

Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie Sales- und After-Sales-Bereichen.
• Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer Aufgaben.
• Verantwortung für interne Services, Prozesse rund um Fahrzeugdienstleistungen, Kantine, Facility Management, Abrechnungs- und Rechnungswesen in Abstimmung mit Accounting.
• Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; Protokollführung durch KI-gestützte Lösungen.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inkl. Raumbuchung.
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Hotel- und Flugbuchungen; Reisekostenabrechnungen.
• Aufbereitung von Präsentationen und Dokumenten; strukturierte Dokumentenablage in SharePoint
• Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei Vertragsmanagement und bereichsübergreifenden Projekten
• Empfang, Gästebetreuung, Postbearbeitung und Office-Management-Aufgaben
• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf
• Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Kenntnisse

Terminorganisation

Office Management

Travel Management

Diskretion

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung als Direktionsassistent

Tools

SharePoint

MS Office

Jobbeschreibung

Daimler Buses Schweiz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur eigenständigen Organisation und administrativen Unterstützung des CEO, CFO sowie der Bereiche Sales und After-Sales. Sie koordinieren Termine, Travel Management, Reisekostenabrechnungen und bereiten Präsentationen vor; enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern gehört dazu.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, sehr gute