Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Sachbearbeitung (m/w/d) (100%)

Edl Consulting AG; Uster; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

40-Stunden-Woche

5 Wochen Ferien

Home-Office möglich

Personalrestaurant

Gratisparkplätze

Moderne Infrastruktur

Gestaltungsspielraum

Zusammenfassung

Daimler Buses Schweiz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung zur eigenständigen Organisation und administrativen Unterstützung des CEO, CFO sowie der Bereiche Sales und After-Sales. Sie koordinieren Termine, Travel Management, Reisekostenabrechnungen und bereiten Präsentationen vor; enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern gehört dazu.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, sehr gute

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung abgeschlossen; ideal Weiterbildungen im Assistenzbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenz- oder Sachbearbeitungsfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitung.
• Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und sorgfältige Arbeitsweise.
• Diskretion, Kommunikationsstärke sowie professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
• Stilsicheres Deutsch; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil; Französisch/Italienisch von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in Datenschutz; idealerweise ISO/IKS.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; SharePoint von Vorteil

Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie Sales- und After-Sales-Bereichen.
• Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer Aufgaben.
• Verantwortung für interne Services, Prozesse rund um Fahrzeugdienstleistungen, Kantine, Facility Management, Abrechnungs- und Rechnungswesen in Abstimmung mit Accounting.
• Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; Protokollführung durch KI-gestützte Lösungen.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inkl. Raumbuchung.
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Hotel- und Flugbuchungen; Reisekostenabrechnungen.
• Aufbereitung von Präsentationen und Dokumenten; strukturierte Dokumentenablage in SharePoint
• Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei Vertragsmanagement und bereichsübergreifenden Projekten
• Empfang, Gästebetreuung, Postbearbeitung und Office-Management-Aufgaben
• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf
• Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Kenntnisse

Terminorganisation

Office Management

Travel Management

Diskretion

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung als Direktionsassistent

Tools

SharePoint

MS Office

Jobbeschreibung

Über unseren Mandanten

Unser Mandant, die Daimler Buses Schweiz, ist ein Tochterunternehmen der Daimler Truck AG mit Hauptsitz in Winterthur. Als Geschäftsbereich Daimler Buses gehören sie zu den weltweit führenden Busherstellern.

Mit den Marken Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus und BusStore bietet Daimler Buses Schweiz nicht nur den Verkauf von Bussen, sondern den kompletten Rundum-Service entlang der Wertschöpfungskette in der Schweiz. Mit nachhaltigen Mobilitätslösungen und einem breit gefächerten Service als Full-Line-Anbieter erfüllt das Unternehmen nahezu alle Bedürfnisse seiner Kunden im Bussegment.

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion unterstützt du CEO, CFO sowie die Bereiche Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance. Die Stelle verbindet die Unterstützung der Geschäftsleitung mit einer vielseitigen administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung. Du stellst sicher, dass organisatorische Abläufe, interne Services und administrative Themen zuverlässig, vorausschauend und verbindlich bearbeitet werden. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, den Fachbereichen und externen Partnern zusammen.

Deine Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales

• Selbständige Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben

• Verantwortung für interne Services und administrative Prozesse, insbesondere rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management sowie Abrechnungs- und Rechnungsthemen in enger Abstimmung mit dem Accounting

• Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; die Protokollführung wird künftig durch KI-gestützte Lösungen unterstützt

• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inklusive Raumbuchung und Raumvorbereitung

• Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen

• Aufbereitung von Präsentationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage in SharePoint

• Funktion als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern

• Unterstützung bei Vertragsmanagement, Pflege relevanter Unternehmensdaten und bereichsübergreifenden Projekten

• Verantwortung für Empfang, Gästebetreuung, Raumbuchungen, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben

• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf, insbesondere bei Kundenanlässen, Pressekonferenzen und weiteren Veranstaltungen

• Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Dein Profil

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- und/oder Sachbearbeitungsfunktion

• Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie in der administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung

• Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige, verbindliche Arbeitsweise

• Du packst Aufgaben selbständig an, klärst Unstimmigkeiten frühzeitig und setzt Prioritäten sicher

• Diskretion, Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und respektvolles Auftreten auf allen Hierarchiestufen

• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil

• Gute Kenntnisse in Datenschutz sowie idealerweise Erfahrung mit ISO und IKS

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil

Was unser Mandant bietet

• 40-Stunden-Woche und 5 Wochen Ferien

• Möglichkeit für Home-Office (bis zu 2 Tage/Woche)

• Personalrestaurant und Gratisparkplätze

• Moderne Infrastruktur

• Gestaltungsspielraum in einem internationalen, zukunftsorientierten Umfeld