Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Koordination

Daimler Buses Schweiz AG; Winterthur; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Home-Office

Personalrestaurant

Gratisparkplätze

Moderne Infrastruktur

Internationales Umfeld

Zusammenfassung

Daimler Buses Schweiz AG in Winterthur sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung und administrative Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen CEO/CFO sowie Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance und koordinieren administrative Abläufe im gesamten Unternehmen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Protokollführung, Reisekostenabrechnungen, Dokumentenablage in SharePoint sowie die interne Serviceskoordination. Ausland- bzw. mehrsprachige Kommunikation ist von Vorteil.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- und/oder Sachbearbeitungsfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie in der administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung.
• Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und sorgfältige, verbindliche Arbeitsweise.
• Du packst Aufgaben selbständig an, klärst Unstimmigkeiten frühzeitig und setzt Prioritäten sicher.
• Diskretion, Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und respektvolles Auftreten auf allen Hierarchiestufen.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in Datenschutz sowie idealerweise Erfahrung mit ISO und IKS.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil.

Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales.
• Selbständige Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben.
• Verantwortung für interne Services und administrative Prozesse, insbesondere rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management sowie Abrechnungs- und Rechnungsthemen in enger Abstimmung mit dem Accounting.
• Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; Protokollführung wird künftig durch KI-gestützte Lösungen unterstützt.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inklusive Raumbuchung und Raumvorbereitung.
• Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage in SharePoint.
• Funktion als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Vertragsmanagement, Pflege relevanter Unternehmensdaten und bereichsübergreifenden Projekten.
• Verantwortung für Empfang, Gästebetreuung, Raumbuchungen, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben.
• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf, insbesondere bei Kundenanlässen, Pressekonferenzen und weiteren Veranstaltungen.
• Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Kenntnisse

Kaufmännische Grundausbildung

Direktionsassistenz

Terminorganisation

Office Management

Travel Management

Datenschutz/ISO/Audit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent

Tools

SharePoint

Jobbeschreibung

Daimler Buses Schweiz AG in Winterthur sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung und administrative Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen CEO/CFO sowie Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance und koordinieren administrative Abläufe im gesamten Unternehmen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Protokollführung, Reisekostenabrechnungen, Dokumentenablage in SharePoint sowie die interne Serviceskoordination. Ausland- bzw. mehrsprachige Kommunikation ist von Vorteil.